5 Veel gemaakte fouten bij een kantoorverhuizing (en hoe je ze voorkomt!)

Een kantoorverhuizing is niet niets. Om ervoor te zorgen dat dit gestroomlijnd verloopt is enige voorbereiding nodig. Zo wil je natuurlijk voorkomen dat het werk te lang stil ligt en wil je aan de andere kant geen dubbele huur betalen. Een goede planning is dus geen overbodige luxe. Welke materialen zijn er nodig?

Denk bijvoorbeeld aan papier voor verhuizen en verhuisdozen. Wie gaat er voor het transport zorgen? Allemaal zaken om goed over na te denken. Een ding is zeker: je wilt zo min mogelijk fouten maken. Hoe doe je dit? Wij hebben 5 veel gemaakte fouten bij een kantoorverhuizing op een rijtje gezet!

1. Te laat beginnen met het maken van een planning

Zoals we eerder al schreven is een goede voorbereiding essentieel. Een veelgemaakte fout is het te laat beginnen met het maken van deze planning. Voor een kantoorverhuizing moet ontzettend veel geregeld worden. Een gedetailleerd stappenplan is dus geen overbodige luxe en niet iets wat je even in de laatste weken bedenkt. Begin minstens een paar maanden van tevoren met het maken van het plan.

2. Het niet aanstellen van een coördinator

Het is essentieel dat je iemand aanstelt die het geheel coördineert. Iemand die verantwoordelijkheid neemt als er iets fout gaat en iemand waar mensen terecht kunnen met vragen en opmerkingen. Dit niet duidelijk afspreken is een fout die veel mensen maken bij het organiseren van een kantoorverhuizing. Stel een persoon aan die vanaf het begin tot het einde beschikbaar is om deze rol op zich te nemen.

3. Onvoldoende verpakkingsmateriaal

Het is lastig inschatten hoeveel verhuisdozen je precies nodig zult hebben. Een fout die veel bedrijven maken? Onvoldoende verpakkingsmateriaal aanschaffen. Het is belangrijk om meer dan genoeg verhuisdozen te hebben. Op deze manier kun je spullen op een veilige manier vervoeren. Nog een extra tip: kies niet alleen voor standaard verhuisdozen! Schaf verhuisdozen in verschillende maten aan. Zo zijn kleine verhuisdozen erg handig om bepaalde dingen in te verpakken. Zo kun je op de nieuwe locatie eenvoudig alles uitpakken en organiseren.

4. Het niet regelen van IT en telecom

Naast de fysieke verhuizing, vindt er bij de meeste bedrijven natuurlijk ook een digitale verhuizing plaats. Vaak moet de volledige digitale werkomgeving ook verhuisd worden en dat is nogal een operatie. Maar ook hiervoor een goede planning, zodat er weinig tot geen downtime is vóór, tijdens en na de verhuizing. Vaak kun je contracten bijvoorbeeld in elkaar over laten lopen.

5. Slechte communicatie tijdens de verhuizing

Als laatste fout die je beslist niet moet maken: slechte communicatie tijdens de verhuizing. Als je middenin een kantoorverhuizing zit, dan heeft dit invloed op alle medewerkers. Of het nu managers zijn, kantoormedewerkers of schoonmakers. Zorg dus dat er goed gecommuniceerd wordt, zodat ergernissen voorkomen kunnen worden. Hier is natuurlijk de coördinator verantwoordelijk voor, maar ook onderling is het belangrijk dat alles bespreekbaar blijft. Zo kunnen jullie als team de verhuizing op een efficiënte en succesvolle manier afronden.

Kortom, bovenstaande fouten kun je beter niet maken. Vooral een goede voorbereiding en planning is essentieel voor een succesvolle kantoorverhuizing. Neem ruim de tijd om alles te plannen en zorg voor een goede co