Blog Nigel Buis: Online vergaderen doe je zo!

Er is al veel over gezegd en geschreven, en inmiddels zijn we allemaal door ervaring een hoop wijzer geworden over thuiswerken. Een belangrijk onderdeel van de meeste thuiswerkdagen is online vergaderen. En juist op dat gebied is nog wel wat winst te behalen!


Ma 17 Aug 2020

In dit artikel zetten we wat tips op een rijtje, voor succesvolle online meetings. En voor de volledigheid hebben we ook een lijstje met concrete tips voor de thuiswerkdag toegevoegd.

Online vergaderen – tips voor effectieve online meetings

De voorbereiding:
- Zorg voor een voorzitter
- Maak de vergadering niet te lang. Bij grotere groepen niet langer dan 30 minuten
- Maak een agenda
- Zorg dat u op tijd bent
- Zorg voor veel licht
- Test uw apparatuur: Stand van webcam / Geluidskwaliteit / Stabiliteit van verbinding
- Indien mogelijk: zorg voor een rustige achtergrond (of vervaag de achtergrond)

De start en tijdens de meeting:
- Demp uw microfoon als u niet hoeft te praten
- Praat niet door elkaar. Wilt u iets zeggen, plaats een hand voor de lens
- Laat extra stiltes vallen
- Geef elkaar de ruimte
- Eet niet in beeld (of zet in ieder geval tijdelijk de camera en microfoon uit)
- Doe geen andere dingen tijdens de vergadering
- Reageer kort en bondig
- Vergadert u zonder camera? Zeg uw naam zodat mensen weten wie wat zegt
- Sluit af met de (eventuele) actiepunten, door de voorzitter.

De basis op orde – 5 tips voor de thuiswerkdag
1.Maak een dagplanning:
- Begin iedere dag met een stand-up meeting met het hele team
- Op vaste tijden e-mail lezen en beantwoorden
- Plan ook ‘focustijd’ in: tijd om urgente zaken af te werken, waarbij afleiding beperkt wordt
- Houd u aan de planning
Tip: stel eventueel uw status in binnen de app die u gebruikt (beschikbaar, bezet, afwezig)

2. Zorg voor een goede werkomgeving:
- Ruimte om ongestoord te kunnen werken
- Geschikt gereedschap om comfortabel te kunnen werken:

  • Bureau
  • Stoel
  • Werkplekapparaat (device naar keuze)
  • Toetsenbord en muis
  • Headset
  • Webcam

- Internetverbinding met voldoende snelheid, afhankelijk van uw werkzaamheden:

  • Niet te ver weg van een WiFi punt
  • De snelheid van uw internetverbinding testen? Check dan speedtest.net

3. Maak duidelijke afspraken met gezin of huisgenoten: wie werkt wanneer, waar, en stel spelregels vast.

4. Neem altijd korte pauzes na een vergadering of afgeronde activiteit (de benen strekken, iets te drinken pakken).

5. Neem iedere dag lunchpauze en stop op tijd.

Nigel Buis is Business consultant bij Solipsis Managed Services. Meer informatie over Solipsis vindt u op https://www.solipsis.nl

< Alle nieuwsberichten