Het kantoor van je bedrijf afschaffen? Dit zijn de voor- en nadelen

Eeuwenlang waren “echte” kantoren iets vanzelfsprekends. Zodra je een bedrijf begon, hoorde daar automatisch een ruimte bij voor je administratie. Nu wordt dit oude en getrouwe systeem ernstig aan de kaak gesteld. Hybride werken levert diverse voordelen en het kan zelfs interessanter zijn om het kantoorwerk volledig virtueel te doen.


Do 29 Jul 2021

Wat moet je je voorstellen bij een virtueel kantoor?

De verbinding met het internet is waar het allemaal om draait in een virtueel kantoor, en daaruit vloeiend, het gebruik van de “cloud”. Je medewerkers en jij kunnen werken wanneer ze maar willen en het maakt niets uit waar ze zich bevinden. Met een video conference systeem zoals Skype, Whatsapp of Microsoft Teams zorg je ervoor dat je personeel met elkaar kan communiceren. Documenten bewaar je digitaal in Dropbox of OneDrive.

De belangrijkste voordelen van een virtueel kantoor

  • Veel vaste kosten vallen weg. Je moet geen fysieke ruimte kopen of huren, en ook geen kantoormeubilair. Elektriciteit, water en verwarming zijn overbodig. Ook de onderhoudskosten vallen weg.
  • Je kunt een groot deel van je personeel afvloeien en meer uitbesteden aan virtuele assistenten. Deze zijn vaak flexibeler en soms ook ronduit goedkoper.
  • Pendelen valt weg en evenals de terugbetaling van abonnementen voor openbaar vervoer of de kilometervergoeding. Een auto van de zaak heeft niet langer dezelfde impact bij een sollicitatiegesprek.
  • Het “paperless office” wordt met een virtueel kantoor werkelijk reëel. Alleen financiële en legale documenten worden bij voorkeur nog op papier bewaard. Een opslagruimte huren, hoeft gelukkig geen kostelijke zaak te zijn. Je officiële documenten liggen veilig en droog weggeborgen. Dankzij de strategische ligging van de vestigingen, kun je alle papieren in een mum weer ophalen en raadplegen.

Een virtueel kantoor heeft ook nadelen

  • Je virtuele assistenten wonen niet noodzakelijk in Nederland. Dat kan vergaderen lastig maken.
  • Je mensen zien elkaar niet langer face-to-face. Geen babbeltje meer aan de koffiemachine. De bedrijfscultuur zal er anders uitzien, tenminste voor zover er een is.
  • Thuiswerken is niet voor iedereen weggelegd. Sommige mensen zijn nu eenmaal productiever in een traditionele kantooromgeving.
  • Ligt het internet plat, dan valt alles stil.
  • Niet elk virtueel kantoor is flexibel genoeg om zich aan te passen naarmate uw bedrijf groeit.
  • Een fysieke locatie kan meer geloofwaardigheid en klantenvertrouwen creëren. Overweeg echter dat je dit probleem kunt oplossen door af en toe een coworking kantoor in te schakelen. Op de as Breda-Tilburg-Eindhoven zijn er momenteel ongeveer een twintigtal dergelijke ruimtes beschikbaar en hun aantal blijft stijgen.

Het geschikte tijdstip

Werk je momenteel in een fysiek bedrijf maar toch al grotendeels online, dan kan de overstap naar een virtueel kantoor aanlokkelijk klinken. Een goed moment om dit te overwegen, is wanneer het huurcontract voor je bedrijfsruimte aan herziening toe is. Het vergt enige voorbereiding om de transitie te doen. Je huisraad zal moeten verdwijnen, maar mogelijk is je kantoormeubilair toch al wat ouder. Eventueel moet je je contract voor opslagruimte uitbreiden om datgene te bewaren wat van het interieur nog bruikbaar is en voor de belangrijkste documenten in je archiefruimte.

Of overschakelen een wijze beslissing is, hangt van diverse factoren af, maar vooral van wat voor jou belangrijk is. Tenslotte heeft elke firma unieke behoeften. Door de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen, kun je gemakkelijker een beslissing nemen.

< Alle nieuwsberichten