Hoe organiseer je een succesvol virtueel evenement? – 4 Top Tips

Een evenement organiseren kan hectisch zijn, of nu gaat om een fysiek of virtueel evenement. Als gevolg van het wijdverbreide gebruik van digitale technologie zien we echter steeds meer dat virtuele evenementen winnen aan populariteit.


Do 28 Jul 2022

 Ben jij een digitale evenementenplanner in spe en wil jij op de hoogte zijn van de beste manieren om jouw evenement vorm te geven? Maak dan van jouw virtueel evenement een succes door aan de slag te gaan met de volgende 4 tips!

1. Blijf kalm en cool

Nu steeds meer mensen gebruik maken van digitale platforms om evenementen zoals conferenties, webinars en break-outsessies te organiseren, ben je natuurlijk geïnteresseerd om direct in de weer te gaan met al deze vrij nieuwe mogelijkheden. De talloze opties kunnen je wellicht ook ietwat overweldigen, wat het extra belangrijk maakt om de focus te leggen op een goed uitgekiend stappenplan. Blijf cool en kalm, in plaats van direct in het diepe te springen. Begin met het opstellen van de doelstellingen van jouw online bijeenkomst en kijk welke digitale instrumenten je wilt inzetten voor optimaal bereik. Ga vervolgens gerust op onderzoek uit en maak jezelf wegwijs met de digitale functies die het beste passen bij de facetten van jouw evenement.

2. Wees je bewust van je publiek

Bij het organiseren van een online evenement, wil je er natuurlijk voor zorgen dat je goed op de hoogte bent van de wensen en behoeften van je publiek. Over het algemeen is het slim om strategieën te bedenken die het publiek te betrekken, want het is belangrijk om de deelnemers actief te houden. Voordat je jouw online evenement houdt, kun je in gesprek gaan met je potentiële doelgroep om een beter perspectief te krijgen van jouw plan. Op die manier kun je de content afstemmen op hetgeen wat het publiek van je verwacht en helpt het jou om een vorm van interactie te vinden die het best aansluit bij jouw zakelijke behoeften.

3. De promotie van het evenement

Of het nu gaat om een fysiek of online evenement, het feest is pas echt geslaagd als er een groot aantal mensen op afkomt. Met dit in gedachten, zorg ervoor dat je strategisch marketingplan in uitvoering brengt. Bedenk goed welke manieren je binnen handbereik hebt om de aandacht te trekken voor jouw bijeenkomst. Maak gebruik van jouw mailinglijst, zorg voor uitnodigingen en advertenties op social, spreek je huidige netwerkcontacten aan. Hoe meer mensen die de campagne zien, des de meer zullen er willen meedoen.

4. Een oefening uitvoeren

Om een positieve indruk te maken, is het van vitaal belang dat je goed bent voorbereid voor het virtuele evenement. Dit betekent dat je moet repeteren en een programma organiseert dat je gemakkelijk kan volgen. Repeteer het virtuele evenement voordat het plaatsvindt, want het verkleint de kans op fouten of blunders tijdens het eigenlijke evenement.

< Alle nieuwsberichten