Voordelen van een cloud telefoonsysteem in tijden van thuiswerk

Nu veel mensen thuiswerken is het belangrijk om telefonische bereikbaarheid van de organisatie goed op orde te hebben. Sommige organisaties zijn zelfs volledig overgestapt op thuiswerken of remote werken. In een tijd waarin het steeds lastiger is om even naar het bureau van een collega te lopen, wordt telefonische bereikbaarheid belangrijker; zowel voor collega’s onderling als met klanten!


Do 10 Feb 2022

Er zijn een aantal mogelijkheden binnen de zakelijke telefonie die ervoor zorgen dat klanten een zo optimaal mogelijke klantbeleving hebben. Hieronder lees je meer over de mogelijkheden die zakelijke telefonie biedt, welke verschillende opties er zijn én wat cloud telefonie voor thuiswerken kan betekenen.

 

Voordelen van zakelijke telefonie

Zakelijke telefonie biedt de mogelijkheid om de organisatie verder te professionaliseren en uit te breiden. Daarnaast biedt (online) zakelijke telefonie de mogelijkheid om medewerkers flexibeler in te zetten. Dit zijn een paar voorbeelden hoe zakelijke telefonie de organisatie kan ondersteunen:

 1.      Eenvoudig en automatisch doorschakelen

Met zakelijke telefonie oplossingen kunnen gesprekken gemakkelijk en automatisch doorgeschakeld worden naar medewerkers. Via vooraf ingestelde routing en keuzemenu’s komen klanten automatisch bij een beschikbare medewerker terecht van de juiste afdeling.

 2.      Gemakkelijk opschalen

Zakelijke telefonie biedt de mogelijkheid om gemakkelijk op te schalen op de momenten dat uw organisatie dat nodig heeft. Medewerkers hebben door verschillende slimme oplossingen alleen een internet verbinding nodig om bereikbaar te zijn voor klanten. Men heeft in drukke periodes dus geen extra kantoorruimte of fysieke toestellen meer nodig. Wanneer de organisatie snel groeit of piekmomenten in het jaar kent, groeit de thuis telefooncentrale even hard mee.

 3.      Aparte beltoon

Met een slim telefoonsysteem kun je een aparte beltoon inschakelen. Met een aparte beltoon is gemakkelijk vast te stellen of de oproep van zakelijke aard is of een privé gesprek. Zo kunnen medewerkers ook op passende wijze opnemen!

 

Van ouderwets callcenter naar virtuele telefooncentrale in de cloud

Heeft uw organisatie een fysiek callcenter en wilt u dit beter inrichten op het thuiswerken? Dan zou één van de mogelijkheden zijn om uw medewerkers allemaal een toestel mee naar huis te geven. Maar dit is organisatorisch en praktisch gezien vaak niet wenselijk.

 

Een virtueel telefoonsysteem die in de cloud opereert is in dit geval een uitkomst. Medewerkers hebben alleen een internet verbinding nodig om bereikbaar te zijn en kunnen dus vanaf elke mogelijke locatie ingezet worden. Daarnaast hebben supervisors de mogelijkheid om online de beschikbaarheid, bereikbaarheid en andere data af te lezen en hier direct op te reageren. Als uw organisatie gebruik maakt van online zakelijke telefonie kan er op twee manieren doorgeschakeld worden naar de medewerkers:

 

Doorschakelen naar mobiele toestellen

Eén van de mogelijkheden is om inkomende oproepen door te schakelen naar mobiele toestellen. Elke extensie kan in principe doorgeschakeld worden naar een (lokaal) mobiel toestel. Door de gesprekken door te schakelen naar een mobiel toestel kunnen medewerkers ook thuis of onderweg bereikbaar blijven om zakelijke gesprekken te voeren.

 

Doorschakelen naar een softphone

De tweede mogelijkheid is om zakelijke gesprekken door te schakelen naar een apparaat met een softphone applicatie. Een softphone app is software die medewerkers kunnen installeren op een mobiele telefoon maar ook op bijvoorbeeld een tablet, laptop of desktop. Bij Belfabriek kunt u de softphone app een onbeperkt aantal keer laten installeren d.m.v. handige QR-code voor alle medewerkers.

Een softphone kan fysieke telefoontoestellen bijna volledig vervangen en geeft uw organisatie maximale flexibiliteit. Ook hiervoor geldt dat de medewerker in principe alleen een mobiele verbinding nodig heeft om op de VoIP telefooncentrale aan te sluiten.

 

Verschillende soorten nummer extensies

Naast de keuze voor verschillende hardware en software oplossingen voor uw zakelijke telefonie heeft u de keuze uit verschillende telefoonnummers. Momenteel is een 085 nummer aanvragen erg populair onder Nederlandse organisaties. Maar het is ook mogelijk om gratis te bellen 0800 nummers, betaalde 0900 nummers, lokale nummers op grote schaal door te schakelen. Er kunnen zelfs internationale nummers doorgeschakeld worden naar een (lokaal) mobiel toestel of softphone.

Bedenk wat je belangrijk vindt bij het aanbieden van een zakelijk telefoonnummer. Neem in overweging wat je wilt uitstralen richting klanten en bedenk wat je voor ogen hebt voor de toekomst van de organisatie. Richt men zich op lokale markten? Of wilt men juist internationaal gaan opereren?

 

Wat zakelijke telefonie betekent voor thuiswerken

Het implementeren van de juiste zakelijke telefonie oplossing voor de organisatie biedt de mogelijkheid om te voldoen aan de groeiende vraag naar (telefonische) bereikbaarheid. Daarnaast biedt het medewerkers meer flexibiliteit in deze tijden waarin veel thuisgewerkt wordt. Er is gemakkelijk te schakelen tussen privé en zakelijke gesprekken. Ook handig als er bijvoorbeeld kinderen thuis zijn die tussendoor de aandacht vragen! Tevens ben je in staat gemakkelijk op te schalen als het bedrijf groeit of als je tijdelijk meer capaciteit nodig hebt.

 

Zakelijke telefonie biedt de mogelijkheid om ook in tijden waarin veel thuisgewerkt wordt de kwaliteit te leveren die uw klanten gewend zijn. Zonder in te leveren aan professionaliteit biedt je dezelfde uitstekende telefonische dienstverlening. Klanten merken geen verschil!

< Alle nieuwsberichten