Per 1 januari 2011 wordt een nieuwe regeling ingevoerd: de werkkostenregeling. In het kader van de administratieve lastenvermindering wordt het systeem van de vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer aangepast.

De regeling zou de salarisadministratie gemakkelijker moeten maken maar brengt stiekem toch een hoop werk met zich mee. De salarisadministratie, financiële administratie en afdeling P&O zullen nauw moeten gaan samenwerken om alle ‘werkkosten’ in beeld te brengen. Ook zal er goed gekeken moeten worden naar al lopende arbeidsovereenkomsten.

Onder de werking van de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de zogenaamde vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw personeel. U mag zelf bepalen voor welke vergoedingen en verstrekkingen u de werkkostenregeling toepast en welke u behandelt als loon voor de werknemer. komt u boven uw vrije ruimte uit dan geldt voor het meerdere een eindheffingtarief van 80%.

Gemakkelijk zult u nu denken, maar de belastingdienst zou de belastingdienst niet zijn als ze hierop niet nogal wat uitzonderingen heeft bedacht. naast de zaken die onder de vrije ruimte vallen, heeft de belastingdienst ook de zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen in het leven geroepen. voor deze verstrekkingen blijven de huidige regels gelden. Bij gerichte vrijstellingen kunt u denken aan vergoedingen voor abonnementen op het openbaar vervoer, maaltijden tijdens overwerk en studiekosten. Bij nihilwaarderingen kunt u denken aan vergoedingen voor vakliteratuur op de werkplek, consumpties tijdens werktijd en werkkleding die alleen geschikt is om op het werk te dragen.

Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 is er sprake van een overgangsregeling. Tijdens deze overgangsregeling kunt u de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekking blijven gebruiken. Jaarlijks kunt u uw keuze voor de oude of nieuwe regeling wijzigen. vanaf 2014 zal de werkkostenregeling voor iedereen gaan gelden.

Wat nu?
U zult samen met uw adviseur moeten kijken of het voordeliger is om de oude of de nieuwe regeling te gaan volgen. Kiest u voor de nieuwe regeling dan zal de werkkostenregeling voor u samengesteld moeten worden.

Tja, leuker kunnen ze het nog steeds niet maken!

Stephan Horsten, vennoot bij Van Boekel accountants en adviseurs