Hij is tomeloos enthousiast over wat hij levert, Jack Warnars van Metastore. ‘Waarom zou ik dat niet zijn? Eigenlijk kom ik zakken met geld brengen.’ Hoe dat zit? Hij legt uit: ‘Met behulp van software kan de productiviteit binnen bedrijven met wel 50 procent omhoog.’ Daar komt bij dat deze software de afgelopen jaren een stuk goedkoper geworden is en dus ook betaalbaar is voor kleine bedrijven. Klinkt als iets dat iedere mkb’er moet hebben. ‘Als ondernemers dit resultaat zien dan reageren ze inderdaad vaak met: wauw.’

De klanten van Metastore hebben een aanwijsbaar probleem. Ze zijn teveel tijd kwijt met zoeken naar documenten bijvoorbeeld. ‘Wij bieden een kant-en-klare oplossing en na een inventarisatie kunnen we de returnon-investment aangeven.’ Metastore is gespecialiseerd in het leveren en implementeren van oplossingen voor contentmanagement. Documentmanagement, ook wel digitaal archief genoemd, is hier een belangrijk onderdeel van. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook oplossingen zoals datavisualisatie, Business Intelligence, secure email en faxautomatisering.

Razendsnel
Met documentmanagement valt een enorme besparingsslag te maken. ‘90 procent van wat we doen draait om informatie. Dit zit in verschillende bronnen zoals tekstbestanden, video’s, foto’s en presentaties.’ Hij schudt het ene tekenende voorbeeld na het andere uit zijn mouw. ‘Documenten die op meerdere plekken opgeslagen zijn; zonde van de ruimte. Geprinte documenten opgeborgen in mappen; de meeste informatie is na enkele weken al niet meer relevant.’

24 uur per dag veilig
In een digitaal archief worden documenten en andere informatie automatisch en op de juiste plek bewaard. ‘Dossiers en andere informatie zijn nu 24 uur per dag veilig beschikbaar. Met de functie Workflow kunnen documenten zoals facturen snel worden goedgekeurd. Hoe cool is dat? Een ander groot voordeel van dit soort software is dat er meer tijd over blijft voor het leuke aan werken; het intermenselijke contact.’ Een dossiercheck instellen is nog zo’n handige functie. De software geeft signalen als er nog documenten missen. ‘Het vergt wel veel discipline. Iedereen moet anders gaan werken, maar daarna is ieders leven zoveel makkelijker.’ Zo vergeet je nooit meer een factuur dankzij het piepsignaal dat je pc laat horen zodra er eentje binnenkomt. Reageer je nooit meer te laat op een offerte-aanvraag doordat deze net zolang door het systeem rondgestuurd wordt tot iemand hem opent. ‘Ideaal toch?’

Tekst: Sara Terburg
Fotografie: Kees Bennema