Kent u dat ook? Meer dan 100 mails per dag ontvangen en versturen? Helaas lukt het me echt niet meer om deze stroom aan mails bij te houden zoals ik dat graag zou willen; ik hecht immers veel waarde aan een bijgewerkte inbox. Maar wat schetst nu mijn verbazing? E-mails die je een paar dagen laat liggen blijken niet zo belangrijk, ook al zijn ze als urgent aangemerkt. Er is niemand die me nog eens mailt of belt met de vraag waar het antwoord blijft. Het ‘laten liggen’ van mails lijkt dus te lonen. Het probleem lost zich vanzelf op, waarom zou je je dan zo druk maken?

Het fenomeen interne e-mails. Tja, we mailen wat af naar elkaar. Vergeet ook niet de CC mails, soms met eindeloze bijlagen en alle reacties daar weer op. Mails waar ik in de CC stond apart in een map laten zetten leek aanvankelijk een oplossing, totdat ik helaas ook cruciale mails bleek te missen. ‘Beantwoord allen’ is ook erg populair, je wordt er gek van (print ze vooral ook niet uit).

Zo lijkt het dat mailen is geworden tot een ‘nationaal afschuifsysteem’. Bedacht: ‘Ik heb er wat mee gedaan, het ligt niet meer op mijn bordje en er komt wel een antwoord’. Maar ‘borgen’ dat er zeker een antwoord komt, gaat echt niet meer nu we zo veel mails met zijn allen rondsturen. Mijn oplossing is de volgende: we schaffen de interne mail af als belangrijk communicatiemiddel. Naast gewoon een collega aanspreken zijn er ook voldoende andere alternatieven voorhanden. Zo is er Microsoft-lync als communicatie software en daarmee kun je eenvoudig ‘chatten en video bellen’ met elkaar. Een leukere, meer persoonlijke, en veel effectievere manier van communiceren!

Bellen wordt zo het nieuwe mailen: snellere oplossingen, meer persoonlijk contact en minder stress is het effect. Wanneer ons dit intern gaat lukken is de vraag: hoe doen we dat dan met klanten en leveranciers? Mocht u mij hierover willen mailen dan beloof ik u één ding: ik bel u erover terug!

Wie durft? Mail of bel me gerust.
a.smulders@havl.nl
06-53974690