Werkgevers en opdrachtgevers/inhuurders hebben een goede interne procedure nodig voor de identificatie van werknemers, zzp’ers, seizoenarbeiders, uitzendkrachten en arbeidskrachten die vanuit een ander bedrijf bij hen werken (bijvoorbeeld vanuit een schoonmaakbedrijf). U bent namelijk verplicht om uw arbeidskrachten vooraf op de juiste manier te identificeren en vast te stellen of ze voor u mogen werken. Vraag vooraf aan de arbeidskracht om een geldig (geen rijbewijs!) en origineel (geen kopie) identiteitsbewijs. Controleer de geldigheid en of het bij de betreffende arbeidskracht hoort. Maak een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemers voor uw eigen administratie. Zorg dat u alle belangrijke informatie kopieert: alle persoonsgegevens, inclusief Burgerservicenummer en eventueel de verblijfssticker van de IND. Deze kopie moet u, nadat de arbeidsrelatie is verbroken, nog tenminste vijf jaar in uw administratie bewaren.

Niet in dienst
Bij een arbeidskracht die niet bij u in dienst is, mag u geen kopie maken van het identiteitsbewijs. U moet het wel vooraf controleren! Dat geldt ook voor zzp’ers die u inhuurt. Is de arbeidskracht niet bij u in dienst en komt hij van buiten de EU/EER/Zwitserland of uit Kroatië, dan moet de officiële werkgever aan u een kopie geven van het identiteitsbewijs. Ook de zzp’er is verplicht u een kopie van zijn identiteitsbewijs te geven. Bewaar deze kopieën ten minste vijf jaar na afloop van de arbeidsrelatie in uw administratie. Gaat het om een buitenlandse arbeidskracht, controleer dan ook of hij hier wel mag werken. Arbeidskrachten uit landen van de EU (met uitzondering van Kroatië), EER en uit Zwitserland mogen vrij in Nederland werken. Zij hebben geen vergunning nodig. Arbeidskrachten uit andere landen hebben een werkvergunning nodig om in Nederland te mogen werken. Heeft de arbeidskracht geen (geldige) Nederlandse werkvergunning (meer), dan mag hij hier niet (meer) werken.

Zonde van het geld
Houdt u zich niet aan de regels van identificatie en controle of iemand hier mag werken, riskeert u een aanzienlijke boete (van enkele duizenden euro’s) en eventueel toepassing van het anoniementarief (= 52 procent) in de loonbelasting. Zonde van het geld, als het met een goede interne procedure vooraf te voorkomen is!