Medewerker tegen klant: 'Moment geduld alstublieft, dan haal ik uw dossier erbij. O, ik kan het niet vinden, mag ik u straks terugbellen?' Menig ondernemer zal dit fictieve gesprek herkennen. Metastore biedt dè oplossing: digitaal document management. Een oplossing die niet duur is, zichzelf binnen enkele maanden terugverdient en het werk vaak nog leuker maakt ook.

Jack Warnars, business consultant bij Metastore in Oosterhout kan nog tig voorbeelden opnoemen waarmee ondernemers tijd (dus geld) verspillen. 'Mensen zijn teveel tijd kwijt aan dingen opzoeken. Natuurlijk werken vrijwel alle bedrijven digitaal, maar klantinformatie bundelen, gebeurt in 90% van de bedrijven niet.' En dat terwijl het zo simpel is. Stel het je maar eens voor: de telefoon gaat, klant X wil overleggen over een offerte. De medewerker opent het dossier en ziet in één oogopslag de correspondentie (inclusief e-mail) van de afgelopen maanden en de verschillende versies van de offerte. Binnen mum van tijd is zo’n telefoontje afgehandeld. Warnars: 'We hebben het hier echt over een eenvoudige oplossing in gebruik. Metastore is een ICT-bedrijf dat o.a. digitale archiefoplossingen biedt van grote internationale leveranciers als Open Text. Daarnaast geven wij advies, trainen de medewerkers en bieden service door middel van onderhoudscontracten. Voordelen van archiefbeheer zijn: minder stress door zoeken, tijd- en kostenbesparing, een efficiënter klantenbeheer en dus een betere bedrijfsvoering. Het maakt locatieonafhankelijk werken mogelijk en voldoet aan alle overheidsregels rond opslag van documenten.'

Zoeken kost € 24.000
Als Warnars vertelt, haalt hij regelmatig statistieken aan. 'Gemiddeld is een werknemer 4 uur per week bezig met zoeken naar informatie, tegen gemiddeld 30 euro per uur. Dus een bedrijf met 5 medewerkers geeft hier op jaarbasis 24 duizend euro aan uit. Met een digitaal document archief kan deze ondernemer dit bedrag met 75% terugbrengen. Vaak al door een investering van een paar duizend euro.' Een digitaal archief is er voor kleine en grote bedrijven. En om de statistieken nog eens aan te halen: 85% van de ondernemers is van mening dat het papieren proces vertragend werkt. Metastore heeft ook oplossingen voor automatische factuurverwerking. Verwerking van facturen in mappen voor goedkeuring kost tijd en geld. Nu kunnen facturen via een workflow digitaal goedgekeurd worden. Metastore werkt ook samen met partners, zoals ICT bedrijven, consultants, accountantskantoren, MFP leveranciers en andere documentgerelateerde bedrijven. Nieuwe partners zijn welkom.