Zoekgeraakte documenten, verkeerd opgeslagen informatie of foutief overgenomen gegevens. Het is irritant, tijdrovend en drijft ook nog eens de kosten omhoog. In het ergste geval verlies je er klanten door. Daarom helpt Ricoh ondernemers met Slimmer Werken.

Met zo min mogelijk tijd, geld, kosten en zorgen, zoveel mogelijk rendement behalen? Dat kan als u uw document management goed op orde hebt. Digitale verwerking van informatie voorkomt verspilling van tijd en geld, vermindert kosten en ontneemt een hoop stress. Toch staat digitalisering van bedrijfsinformatie in veel bedrijven niet bovenaan de prioriteitenlijst. Beseffen ondernemers onvoldoende het belang van digitalisering of hebben ze last van koudwatervrees? We stelden de vraag aan Raymond van Beers (Ricoh Document Center ’s-Hertogenbosch).

Tijd en geld
‘Ik ben zelf ondernemer - ook al maken Ricoh Document Centers deel uit van Ricoh Nederland - en ken dus de uitdagingen waarmee bedrijven vandaag te maken hebben’, zegt Raymond. ‘Die uitdagingen zijn best pittig. Als ondernemer is het belangrijk om het kostenplaatje te bewaken en waar mogelijk kosten te besparen. Je wilt je medewerkers helpen om efficiënt(er) te werken, bestaande klanten te behouden en nieuwe klanten te winnen. Dit alles vraagt tijd, geld, energie en concentratie. Jammer genoeg heeft elk bedrijf ook te maken met tal van onproductieve handelingen die ten koste van de core business gaan: medewerkers die in het archief naar dat ene document zoeken, foutief overgenomen facturatiegegevens die om een rechtzetting vragen, verschillende versies van een document die voor miscommunicatie zorgen, het wisselen van papiersoorten in de printer. Het zijn stuk voor stuk situaties die gepaard gaan met tijd- en geldverspilling. Bovendien zorgen ze voor behoorlijk wat ergernissen. Dat gaat ten koste van de motivatie. In sommige gevallen kan het zelfs schadelijk zijn voor het bedrijf of bedrijfsimago. Denk maar aan de klachtenbrief die ‘ergens’ in de informatiestroom zit en niet meteen traceerbaar is. Hoe langer de klacht onbeantwoord blijft, hoe groter de kans dat de klant uiteindelijk geïrriteerd naar de concurrent stapt. Klagende klanten die daarentegen snel en adequaat geholpen worden, kunnen uitgroeien tot de beste ambassadeurs van je bedrijf.’

                                   

Twee werelden
‘‘Imagine. Change’ is het credo van Ricoh’, stelt Raymond. ‘Imagine. Omdat we klanten helpen om de manier waarop zij (samen) werken opnieuw uit te vinden, passend in deze tijd en klaar voor de toekomst. Change. Omdat wij hen bij die verandering adviseren en ondersteunen met diensten en producten die bedrijfsprocessen stroomlijnen, de wereld kleiner en meer verbonden maken. Zo helpen we bedrijven om efficiënter, duurzamer en productiever te werken en dus succes te behalen. Als Ricoh Document Center werken we bovendien letterlijk en figuurlijk vlakbij de klant. We weten wat bij lokale ondernemers speelt, wat hun behoeften zijn en op welke manier we hen kunnen ondersteunen. We spreken dezelfde taal en denken met hen mee. Bij ons krijgen klanten enerzijds persoonlijke aandacht zoals in de winkel om de hoek, anderzijds vinden ze er alle diensten, producten en service van een multinational. Deze vorm van ‘glocal’ ondernemen biedt hen dus het beste van twee werelden.’

Eén druk op de knop
‘Als geen ander heeft Ricoh inzicht in het verloop van bedrijfsprocessen’, gaat Raymond verder. ‘We beschikken over de kennis en ervaring om klanten optimaal te adviseren en hebben de modernste technologieën op het vlak van document management. Met onze producten en diensten zorgen we dat de juiste informatie op het juiste moment (tijd en plaats), op de juiste manier (vorm en type apparaat), beschikbaar is. Concreet betekent het dat klanten op een slimme manier gaan printen, scannen en hun informatie gaan stroomlijnen. Met één druk op de knop kunnen ze het hele informatieproces afwerken. Slimmer Werken zorgt voor meer tijd, minder kosten en minder stress. Daardoor zijn medewerkers in staat om hun productiviteit en dienstverlening aan hun klanten te verhogen. Dat is een duidelijke meerwaarde.’

Koudwatervrees
‘Toch merken we dat vooral het MKB nog aarzelt en terugschrikt voor het digitaliseren van bedrijfsinformatie. Je ziet hen bijna denken ‘als dat maar goed gaat’. Dat geldt overigens ook voor het werken in de cloud. De gedachte dat bedrijfsinformatie niet langer tastbaar aanwezig is in het bedrijf, leidt soms tot vragen als: ‘Is de informatie wel veiliggesteld?’ ‘Heb ik zelf nog toegang tot mijn bedrijfsgegevens?’ Ik vergelijk het met koudwatervrees, net als voor het eerst online bankieren of voor het eerst een product in een webshop online betalen. Ook toen maakten we ons zorgen over het veiligheidsaspect. Inmiddels zijn we volledig vertrouwd geraakt met dergelijke online services. Digitalisering zorgt juist voor meer veiligheid doordat alle verantwoordelijkheden duidelijk afgebakend zijn. Tel daar alle andere voordelen bij op en je begrijpt waarom wachten met digitaliseren ten koste van het bedrijfsrendement gaat’, besluit Raymond.