Een ongestructureerde en onoverzichtelijke informatiestroom is de nachtmerrie van elke ondernemer. Omgekeerd lijkt het vaak een nobel streven om de juiste informatie op het juiste moment en de juiste plek te vinden. Ricoh Document Center voorkomt de nachtmerrie en maakt van het streven werkelijkheid.

Dat Ricoh Document Center Eindhoven - ‘s-Hertogenbosch opereert vanuit het kloppend hart van Eindhoven is geen toeval. De stad staat symbool voor innovatie en past dus perfect bij de uitstraling en potentie van het Ricoh Document Center. Bovendien werd bewust gekozen voor de dynamische omgeving van Strijp-S. Een omgeving die het nieuwe werken uitdraagt en waarin Erik Nijhof en zijn team van dichtbij zien wat MKB’ers bezighoudt, waar ze tegenaan lopen en wat hun verschillende informatiebehoeften zijn. Want zoveel is zeker: geen enkele ondernemer is hetzelfde en dat geldt ook voor hun informatieprocessen. Vandaar dat Ricoh Document Center informatieoplossingen op maat levert.

Een leeg hoofd
‘Niemand zal betwisten dat de mens beperkt is als het gaat om de hoeveelheid informatie die hij kan verwerken’, stelt directeur Nijhof. ‘Het is dus niet verwonderlijk dat het hoofd van ondernemers vaak volloopt. Ondernemers worden namelijk overstelpt met informatie die hen via diverse kanalen bereikt en zijn in de regel met verschillende dingen tegelijk bezig. Ricoh Nederland organiseert workshops waarin entrepreneurs leren hoe ze het hoofd kunnen leegmaken en ruimte kunnen creëren om te ondernemen. Dat gegeven vertalen wij vervolgens naar de informatiestroom in hun bedrijf en de voordelen die gepaard gaan met een efficiënt en gestructureerd proces van informatieverwerking. Als medewerkers snel en makkelijk de juiste informatie weten te vinden, vertaalt zich dat immers in meer tijd, minder kosten en meer productiviteit voor de hele organisatie.’

Koudwatervrees
Met de voortsnellende digitalisering van de bedrijfswereld is het multifunctioneel benutten van printers, kopieermachines en scanners bijna een must geworden. Volgens Erik Nijhof is de scanner zelfs hard op weg om het belangrijkste bedrijfsonderdeel op organisatorisch vlak te worden. Toch blijken vooral kleinere bedrijven vaak moeite te hebben om de drempel naar digitalisering te nemen. Hoe help je hen af van die koudwatervrees? ‘Door stapsgewijs te werk te gaan’, luidt Eriks antwoord. ‘Concreet betekent het dat we beginnen met de inventarisatie van het bedrijf. Dat gebeurt in de breedste zin van het woord. We doen méér dan het in kaart brengen van de bestaande hardware. Samen met de klant gaan we op zoek naar het antwoord op vragen als: ‘Waar staat het bedrijf nu? Waar wil de ondernemer met zijn onderneming naartoe? Hoe verloopt de informatiestroom in de organisatie? Welke oplossingen passen bij het bedrijf? We zullen bijvoorbeeld nooit een dure facturatieoplossing voorstellen als blijkt dat de klant maar een paar facturen per maand verstuurt. Het gaat ons immers niet om het verkopen van een product, maar om het bieden van oplossingen die de ondernemer helpen om meer uit zijn organisatie te halen. Oplossingen die passen bij de ontwikkeling van zijn bedrijf, want de langetermijnrelatie met de klant staat altijd voorop.’

Meesterwerk
De oplossingen die Ricoh Document Center aanbiedt gaan van document management systemen, visuals, projectoren en unified communication services tot het volledige en gefaseerde beheer van de complete ITbedrijfsomgeving. ‘Uitgangspunt is dat de klant slimmer, sneller en efficiënter moet kunnen werken dankzij onze oplossingen. De uitdaging is om steeds weer voor die toegevoegde waarde te zorgen’, aldus Erik Nijhof. ‘Daarom is het des te mooier als blijkt dat oplossingen zelfs voor een hele sector meerwaarde kunnen hebben. Zo is ‘Meesterwerk’ om maar een voorbeeld te noemen, een oplossing die specifi ek gericht is op de advocatuur. In tegenstelling tot vroeger is deze beroepsgroep namelijk steeds meer onderhevig aan marktwerking. Vanuit concurrerend oogpunt is het dus zaak zo scherp mogelijk te factureren en zo weinig mogelijk verspilde uren te declareren. En elke advocaat zal beamen dat ‘verspilde uren’ meestal gelijkstaan aan onnodig opzoekwerk. Snel terug te vinden informatie komt dus niet alleen de advocaat ten goede, maar werkt ook in het voordeel van de cliënt.’

Nieuw en ervaren
‘Als Ricoh Document Center Eindhoven - ‘s-Hertogenbosch staan we in directe verbinding met Ricoh Nederland, marktleider als het gaat om IT- & Document Solutions, en logischerwijs de plek waar de nieuwste technologie op dat vlak vandaan komt. Als satellietafdeling hebben we toegang tot alle kennis en kunde die in het moederbedrijf aanwezig is. Daarnaast bieden wij onze klanten de flexibiliteit en dynamiek van een kleine organisatie, want dat zijn we als zelfstandig opererend Ricoh Document Center. We bieden klanten het beste van twee werelden. Ik geloof dan ook sterk in dit concept en ben ervan overtuigd dat we nog veel meer voor het MKB kunnen doen. Met groot enthousiasme heb ik na acht jaar en diverse managementfuncties bij Ricoh Nederland, gekozen voor het ondernemerschap in Ricoh Document Center Eindhoven - ‘s-Hertogenbosch. Met een compleet nieuw team staan we klaar om ondernemers nog slagvaardiger en slimmer te laten werken. Een nieuw team maar wel met heel veel ervaring, met kennis van de regio en kennis van het ondernemerschap’, besluit directeur Nijhof bevlogen.

www.ricohdocumentcenter.nl

www.ricohdocumentcenter.nl