‘Eerst begrijpen, dan denken en vervolgens doen, zo luidt onze filosofie. Het klinkt logisch, maar dat is niet wat er in de praktijk altijd gebeurt. En dat is zonde; een doordacht IT-beleid levert niet alleen maximale bedrijfszekerheid, hogere efficiency en lagere kosten op, het creëert ook meer werkplezier.’

Ongestoord kunnen werken, overal en altijd. IT is sterk medebepalend voor het succes van een organisatie. ‘IT moet niet alleen ondersteunen; het is steeds meer van strategisch belang in de dagelijkse bedrijfsvoering. Want wat als bijvoorbeeld bij een uitzendorganisatie het hrm-systeem een uur platligt? Dat kan ingrijpende gevolgen hebben’, stelt Erik Hasselo, commercieel manager van Solipsis Managed Services in Zaltbommel. Het beeld ‘De Denker’ van Auguste Rodin staat niet voor niets symbool in het bedrijfslogo van het IT-bedrijf. Volgens business consultant Nigel Buis moet altijd eerst goed worden nagedacht over het bedrijfsproces. ‘Wat ons onderscheidt zijn niet zozeer de cloud en de beheeroplossingen die we bieden; dat kunnen meer partijen. Wel uniek is onze aanpak, waarbij we de business en het IT-landschap van onze klant in kaart brengen; waar staan ze nu, wat zijn hun doelstellingen en welke processen zijn cruciaal voor de continuïteit van de bedrijfsvoering?’

Kijkje in de keuken
Solipsis helpt organisaties en hun IT-omgevingen te transformeren, zodat deze passen bij nieuwe marktkansen of bedrijfsmodellen. Daarbij wordt de BIP-map (Business In Process) methode ingezet, waarmee een kijkje in de keuken van opdrachtgevers wordt genomen. Nigel licht toe: ‘We brengen niet alleen de bedrijfsprocessen in beeld, maar geven ook weer in welke mate IT de gewenste ambitie kan ondersteunen en de continuïteit kan waarborgen. Zo kunnen onze klanten hun IT-investeringen in lijn brengen met hun bedrijfsdoelstellingen.’ Vervolgens wordt een maatwerk IT-advies geboden. ‘Daarbij bouwen we niet zelf, we configureren. Op basis van bestaande bouwstenen van bijvoorbeeld Microsoft stellen we de ideale oplossing voor de klant samen, die precies past bij de (toekomstige) behoefte en die in de meeste gevallen per gebruiker per maand afgerekend kan worden’, zegt Erik.

Voorspelbaar
Steeds vaker wordt op strategisch niveau gekozen voor een cloud- of SaaS-oplossing. Erik verklaart: ‘Voorspelbare kosten per medewerker per maand leveren veel voordelen op. En je hoeft niet meer per se een pand te hebben met een maximaal aantal werkplekken omdat medewerkers tegenwoordig altijd en overal kunnen en willen werken. Ook hoef je geen hoge investeringen meer te doen in hardware of software. Bovendien beschik je met SaaS-oplossingen altijd over de laatste functionaliteit.’ Doordat bedrijven steeds vaker datagestuurd werken, groeit de behoefte aan ondersteuning op dit gebied. ‘Data is het nieuwe goud; we helpen klanten om daar het maximale uit te halen. Daarbij moet je vanzelfsprekend uiterst zorgvuldig met privacygevoelige informatie omgaan en zekerstellen dat de informatie op een veilige manier ontsloten wordt’, vertelt Nigel.

Anticiperen
In een SLA (Service Level Agreement) staan onder meer afspraken over de uptime van de systemen en de tijd waarin een storing moet worden verholpen. Die afspraken moeten uiteraard worden nagekomen. Maar wat nu als de SLA ‘groen’ is, en de klant is toch ontevreden? Erik legt uit: ‘Ook dit voorbeeld laat zien dat het cruciaal is om te begrijpen welke processen voor onze klanten belangrijk zijn voor de continuïteit. Daarbij draait het om de vertaling naar op de business gerichte KPI’s.’ Nigel vult aan: ‘Stel je komt de 99,5 procent uptime afspraak na, lijkt heel goed dus, maar die halve procent uitval is bij een accountantskantoor net aan het eind van het kwartaal. Dan heb je alsnog een ontevreden klant. Door cruciale processen in kaart te brengen begrijp je dit en kun je daar als IT-dienstverlener beter op acteren.’

Werkgeluk
Het streven van Solipsis is dat zowel de IT-manager tevreden is als ook de eindgebruiker. Erik: ‘Een goede begeleiding – door ons en/of het bedrijf zelf - bij het opnieuw inrichten van een IT-omgeving is essentieel. Je verandert immers niet alleen de techniek, maar vaak ook het werkproces.’ Men werkt niet meer met Excel-prognoses maar directies zien op realtime dashboards hoe het bedrijf ervoor staat. Of medewerkers hebben kleine, standaard apps zoals ze dat thuis ook gewend zijn. Zo gaan mensen minder mailen en meer delen. Documenten worden bijvoorbeeld rechtstreeks in de cloud door meerdere medewerkers tegelijk bewerkt. Deze verandering maakt zaken transparant ook al biedt dit aanvankelijk weerstand onder medewerkers. Erik vertelt: ‘Soms is er zelfs de angst dat men overbodig wordt. Daarom moet je vooral duidelijk maken wat het medewerkers oplevert: een lagere werkdruk, minder papierwerk en meer tijd voor uitdagendere werkzaamheden.’ Nigel reageert: ‘En dat begint met het creëren van draagvlak en het bieden van goede ondersteuning. Bijdragen aan het werkgeluk van mensen ziet Solipsis als een missie: we willen met slimme IT-oplossingen het werken aangenamer, eenvoudiger en vooral leuker maken!’

Solipsisgroep
Al sinds 1984 is Solipsis actief binnen de wereld van de informatie- en communicatietechnologie. Er zijn 70 medewerkers werkzaam op de twee locaties Zaltbommel en Schiphol-Rijk. Onlangs is het pand in Zaltbommel volledig vernieuwd en uitgebreid. Solipsis bedient uiteenlopende mkb-klanten in Nederland en België en telt veel klanten in de voedingsmiddelenbranche, diervoeding en maakindustrie. Het IT-bedrijf biedt een uitgebreid pakket van diensten en oplossingen. Deze zijn ondergebracht in:
• Solipsis Managed Services: business consultancy, projectmanagement, servicemanagement en beheer.
• Solipsis Document Management: vooruitstrevend beheer van digitale documentstromen - creatie, verwerken, archiveren en printen.

Tekst: Linda Groothuijse
Fotografie: Marlinde Andersson