De informatiestroom verdubbelt elke drie jaar en de kanalen waarlangs die informatie organisaties binnenkomt, nemen eveneens gezwind toe. Veel tijd en energie gaan op aan de verwerking van allerlei administratieve documenten. Als rechtgeaarde marktleider in It en Document solutions biedt Ricoh oplossingen voor een goed georganiseerde informatielogistiek via diverse verkoopkanalen, zowel direct als indirect. In 2009 heeft Ricoh een nieuw indirect distributiekanaal opgezet met zestien Ricoh Document Centers. Dit zijn zelfstandige ondernemingen opererend onder de Ricoh-vlag.

Bedrijven en organisaties uit de regio ’s-Hertogenbosch doen er goed aan contact op te nemen met Peter van Zelst en Raymond van Beers. Als verantwoordelijke van Ricoh Document Center ’s-Hertogenbosch kunnen zij hen immers vertellen hoe ze sneller en efficiënter hun informatie – meestal met documenten als drager – kunnen verwerken en beheren. En hoe ze daarbij ook nog eens tot 30% aan kosten kunnen besparen. Met de Ricoh Document Centers heeft de klant het beste van twee werelden: hij weet zich verzekerd van de flexibiliteit en persoonlijke benadering die een kleine organisatie eigen is. Bovendien kan hij rekenen op een snelle service want er is altijd wel een Ricoh Document Center bij hem in de buurt. Maar daarnaast kan hij genieten van de knowhow en expertise van Ricoh zelf. Als wereldwijd marktleider loopt Ricoh immers voorop als het gaat om document management en IT-oplossingen.

Plan van aanpak
'Wij gaan grondig te werk', vertelt Peter, 'want enkel een goed plan van aanpak garandeert een succesvolle implementatie van onze oplossingen. In dat plan worden niet alleen de bestaande documentprocessen bij de klant uitvoerig beschreven, ook zijn huidige software- en hardwaresystemen worden in kaart gebracht. De eerste stap bestaat vanzelfsprekend uit een verkennend gesprek. Daarin peilen we de wensen en behoeften van de klant. Het betekent dat we nagaan hoe de huidige workflow in het bedrijf eruitziet, wat de verwachtingen van de klant zijn en waar de eventuele pijnpunten liggen. Met name dat laatste is soms voor de klant zelf een openbaring. Vaak weet hij niet eens dat hij een probleem hééft omdat hij al járen dezelfde, ingewortelde manier van werken hanteert. En heeft hij zichzelf nooit de vraag gesteld of het misschien anders, of beter gezegd, efficiënter kan. Het is aan ons om hem met die vraag te confronteren en er een passend antwoord op te geven. Als dat eenmaal is gebeurd, komen we met verbetervoorstellen.'

Dichtbij de klant
Die binding met de klant is ook de reden waarom Ricoh ervoor koos om regionale Document Centers in heel Nederland te implementeren. Door te werken met zelfstandige ondernemers die de lokale klanten kennen, adviseren en ondersteunen, verzekert Ricoh haar cliënten van een duurzame relatie. De klant heeft immers een vaste – en nog belangrijker, een permanente – gesprekspartner. Dat maakt het mogelijk om samen een langetermijnvisie te ontwikkelen. Vandaar ook het grote belang van het nazorgtraject. Met de klant wordt minimaal één keer per jaar een evaluatie gemaakt van zijn situatie. Lopen de zaken naar wens? Wat zijn de struikelblokken? Wat kan beter? Moet er een update van de hard- of sofware gebeuren? 'Het is een continu overlegproces met de klant en precies dát zorgt voor de langetermijnrelatie. Alle duurzame relaties zijn gebaseerd op wederzijds vertrouwen', stelt Van Zelst, 'dus ook die tussen klant en leverancier.'

Van e-mail tot factuur
Over de vraag wat de Ricoh Document Centers voor klanten kunnen betekenen, hoeft Raymond niet lang na te denken. 'Onze oplossingen zorgen ervoor dat informatie door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kan worden. En dat geldt eigenlijk voor elk proces waar documenten aan te pas komen. Dat kunnen facturen zijn, orders, inkomende post, faxen, e-mails of NAW-gegevens op documenten die moeten worden aangepast. Er zijn toepassingsmogelijkheden te over. In de meeste organisaties kan het arbeidsintensieve proces van informatieverwerking een flink stuk efficiënter en draagt het bij aan een gestroomlijnde workflow. Veel handmatige werkzaamheden kunnen worden vereenvoudigd of blijken zelfs overbodig te zijn. Het gebeurt wel eens dat we een stopwatch gebruiken om dat te visualiseren', lacht Peter. 'Klanten kunnen dan met eigen ogen zien dat manueel beheer van facturen zo’n acht minuten in beslag neemt, terwijl dit digitaal slechts drie minuten vergt. Vermenigvuldig dat maar eens met het aantal facturen dat dagelijks binnen een bedrijf in omloop is. Het resultaat is niet alleen een fikse kosten- en tijdbesparing. Digitaal beheer van de documentenstroom genereert ook een hogere productiviteit.'

Samenwerken
'Binding met de klant is belangrijk, maar ook binding en een goed contact met ándere regionale ondernemers die in de zogenaamde keten werken', aldus Raymond. 'Door het aangaan van samenwerkingsverbanden met lokale Telecom en ICT partijen kunnen wij onze klanten en prospects totaaloplossingen bieden. Het voordeel voor onze klanten is dat zij met op elkaar ingespeelde partijen werken, die samen de totale verantwoordelijkheid nemen voor een juiste invulling van informatielogistieke vraagstukken. Hierbij nemen wij duurzaamheid, kostenbesparingen en productiviteitsverbeteringen als uitgangspunt.'