Toen hij met de hond ging wandelen en na een paar honderd meter besefte dat hij een lege hondenriem vasthield, wist Roel Jansen dat er iets drastisch moest veranderen. Hij besloot zijn bedrijf compleet anders aan te sturen.

‘Ik zat tegen een burn-out aan’, zegt Roel over het voorval. ‘Was zoals veel directeuren te veel met details bezig. De situatie met de vergeten hond deed me beseffen dat het hoog tijd werd om keuzes te maken. Ik zocht hulp bij externe coaches. Zij hielden me een spiegel voor. Het kwartje viel.’

Met vallen en opstaan
‘Ik wilde alles alleen doen. Betrok medewerkers niet bij strategische beslissingen. Hield cijfers en resultaten voor mezelf. Controleerde in het weekend offertes en stond erop zelf de belangrijke afspraken met klanten te doen. Eigenlijk geef je dan indirect aan dat je geen vertrouwen hebt in je medewerkers. Met vallen en opstaan en constant bijsturen vond ik drie jaar geleden de manier waarop ik met het bedrijf verder wilde. Van de ene op de andere dag introduceerde ik het concept ‘zelfsturende projectteams’.’ Een besluit dat Roel vorig jaar overigens naar het Provinciehuis in Den Bosch bracht. Tijdens het Brabants Besten-event werd hij er benoemd tot Ambassadeur Innovatief Werkgeverschap 2016-2017.

Gaan voor 9+
Roel legt uit wat zijn werkwijze in de praktijk inhoudt. ‘De jongens vormen als het ware bedrijfjes binnen het bedrijf. Elk team neemt het volledige traject van een project voor zijn rekening: van de klantaanvraag en het uitbrengen van de offerte tot de projectuitvoering en nacalculatie. De teamleden zijn samen verantwoordelijk voor de financiële resultaten van het project en streven daarbij naar een zo hoog mogelijke klanten medewerkerstevredenheid. Bijzonder is dat naast de kantoormedewerkers en monteurs, ook de leverancier en de opdrachtgever deel uitmaken van het team. Die nauwe samenwerking zorgt dat we voor een 9+ kunnen gaan. We praten immers al in een vroeg stadium met de klant. Denken al in het begin van het proces met hem mee. Zodat de klant krijgt wat hij écht bedoelt. Elke medewerker binnen het team is bovendien multi-inzetbaar en gespecialiseerd in zowel data- als beveiligingsinstallaties. Dat maakt ons vrij uniek. Het betekent dat we als team om het even welk project aankunnen. En met meer dan dertig multispecialisten kunnen we ook hele grote projecten aan.’

Lerend vermogen
‘Een ander voordeel van zelfsturende teams is dat het ruis voorkomt. Je kunt niet naar anderen wijzen. De oplossing voor een eventueel probleem ligt binnen het team. En meer dan eens ligt daar ook de oorzaak van het probleem. Zelfsturing verhoogt het lerend vermogen. Medewerkers blijven zich ontwikkelen. Dat het team de financiële verantwoordelijkheid voor hun project draagt, zorgt daarnaast voor meer betrokkenheid.
Alles is transparant. De cijfers zijn inzichtelijk. Teamleden kunnen niet alleen zelf nagaan of en in welke mate hun project winstgevend is, ze krijgen tevens inzicht in hoe hun team met de gerealiseerde projecten bijdraagt aan het maandresultaat. Met als gevolg dat ze meer kostenbewust handelen.’

Motor laten lopen
Was het lastig om de controle uit handen te geven? ‘Je kunt het vergelijken met je kinderen leren fietsen’, antwoordt Roel. ‘Je geeft ze een zetje en daar gaan ze. Het wordt pas moeilijk als ze alleen naar school willen fietsen. Wanneer laat je los? Wanneer stuur je bij? Maar hoe meer je loslaat, hoe beter het gaat. Door meer afstand te nemen, ben ik trouwens dichter bij mijn medewerkers komen te staan. Vroeger ontweek ik hen vaak omdat ik het te druk had om naar hen te luisteren. Omdat ik meer tijd heb gekregen, kan ik meer betrokken zijn. Door los te laten heb ik twee handen vrij gekregen en kan ik doen wat écht nodig is.’ En dat is? ‘Zorgen dat de motor loopt. Het sturen laat ik zoals gezegd aan de projectteams over.’

Afvinken
‘Elke vrijdag is het hele kantoorteam te vinden in de lean-kamer. Daar gaan we met z’n allen na of we nog steeds op koers liggen en bespreken we samen de knelpunten of verbeterpunten. Maar ik kan het beter laten zien dan erover te vertellen’, lacht Roel. Hij neemt me mee naar een bijzondere kamer. De muren zijn er behangen met posters. Ik zie een poster met ‘Visie 2020’. Op een andere staan de doelen voor dit jaar. De poster ernaast bevat dan weer de planning en uitvoering van de gestelde doelen. Post-its in diverse kleuren geven aan of er al dan niet achterstand is opgelopen. ‘Als je je doelen niet opschrijft, ben je vooral met de waan van de dag bezig. Wat vroeger in mijn hoofd zat, kunnen we nu afvinken’, stelt Roel. De gestelde 2017-doelen blijken voor 80 procent tot 90 procent gehaald te worden. ‘Deze ruimte is voor iedereen toegankelijk. Leveranciers, klanten, opdrachtgevers, medewerkers. Iedereen kan zien waar we mee bezig zijn en hoe we ervoor staan. We hebben geen geheimen.’

Tekst: Gerda Baeyens
Fotografie: Arnold Reyneveld