Automatisering uitbesteden: zo werkt Automation as a Service

Steeds meer bedrijven ontdekken de voordelen van procesautomatisering. Minder handmatig werk, minder fouten, snellere doorlooptijden. Maar tussen het besef dat automatisering waardevol is en de daadwerkelijke implementatie zit vaak een flinke hobbel. Wie bouwt die automatisering? Wie onderhoudt het? En wat als er iets misgaat? Automation as a Service biedt een antwoord op precies die vragen.

Het probleem met doe-het-zelf automatisering
Veel organisaties beginnen enthousiast met automatisering. Er wordt een tool aangeschaft, een eerste proces geautomatiseerd en de resultaten zijn direct zichtbaar. Maar dan komt de realiteit: de software heeft updates nodig, het proces verandert, er komen uitzonderingen die niet waren voorzien, en de collega die het project trok heeft inmiddels een andere functie.

Het resultaat: een automatisering die na een half jaar niet meer werkt, of erger, onopgemerkt fouten produceert. Dit is een veelvoorkomend scenario bij bedrijven die automatisering als een eenmalig project benaderen in plaats van als een doorlopend proces.

Wat is Automation as a Service?
AaaS draait het model om. In plaats van zelf een automatiseringsproject op te zetten, besteed je het volledige traject uit aan een gespecialiseerde partner. Die partner ontwikkelt de automatisering, implementeert deze in je bedrijfsprocessen en beheert het geheel op structurele basis.

Concreet betekent dat: je definieert samen welke processen geautomatiseerd moeten worden, de partner bouwt de oplossing, en vervolgens monitort en onderhoudt diezelfde partner de automatisering. Verandert er iets in je proces of systeem? Dan past de partner de automatisering aan. Zonder dat je zelf technische kennis in huis hoeft te hebben.

Het is vergelijkbaar met hoe bedrijven hun IT-infrastructuur uitbesteden aan een managed service provider. Je betaalt een vast bedrag per maand en krijgt daar een werkende, onderhouden oplossing voor terug. Het Rotterdamse VionA werkt bijvoorbeeld op deze manier: zij ontwikkelen agents op maat en beheren deze structureel voor hun klanten.

Voor welke bedrijven is AaaS interessant?
AaaS is bijzonder geschikt voor organisaties die geen eigen automatiseringsteam hebben. Veel mkb-bedrijven en middelgrote organisaties willen wel automatiseren, maar hebben niet de capaciteit om een dedicated team op te zetten. AaaS biedt toegang tot specialistische kennis zonder vaste overhead.

Daarnaast is het aantrekkelijk voor bedrijven die snel willen schalen. Wie vandaag één proces automatiseert en over drie maanden vijf processen wil draaien, heeft baat bij een partner die meegroeit. En voor organisaties waar continuïteit belangrijk is, garandeert het model dat er altijd iemand meekijkt en problemen vroegtijdig signaleert.

Wat kost het?
De kosten van AaaS variëren per situatie. Factoren als het aantal geautomatiseerde processen, de complexiteit van de systemen en het gewenste serviceniveau spelen een rol. Maar het model biedt één belangrijk voordeel: voorspelbaarheid. Je weet wat je maandelijks betaalt en wat je daarvoor terugkrijgt.

Meer weten over hoe Automation as a Service er in de praktijk uitziet? Het begint doorgaans met een gesprek waarin een specialist je processen analyseert en in kaart brengt waar de grootste winst te behalen is.

De stap zetten
Automatisering is geen luxe meer, het is een noodzaak voor bedrijven die efficiënt willen werken. Maar het hoeft geen intern project te zijn. AaaS maakt professionele automatisering toegankelijk voor organisaties die wel de ambitie hebben, maar niet de middelen om het zelf te bouwen en onderhouden.