Blog Eric Bogers: Teveel dagelijkse ad hoc klussen? Zo krijg je ze onder controle

Veel mensen die ik spreek hebben er last van: Je start ’s ochtends met een mooie actielijst met dingen die je van plan bent te gaan doen en aan het eind van de dag kom je tot de conclusie dat je er (bijna) niets van hebt afgewerkt. En toch ben je de hele dag druk bezig geweest!


Di 14 Nov 2017

Elke dag heb je te maken met die ongeplande ad hoc klussen. Het zijn die klussen die jouw onmiddellijke aandacht vragen. Soms heel kort als er weer eens iemand binnenloopt met (zogenaamd) een kort vraagje. Soms heel lang als iemand met een probleem of escalatie (al dan niet terecht) bij jou aanklopt. Veel mensen willen gewoon iets van je.

Het gevolg van dit soort ad hoc klussen is in elk geval dat ze jouw eigen geplande werkzaamheden compleet verstoren. Er zijn natuurlijk allerlei timemanagement technieken om ad hoc klussen zoveel mogelijk te voorkomen (zoals de Eisenhower-matrix), maar ze zijn niet te elimineren.

Bij sommige functies heb je nu eenmaal te maken met ad hoc werk. Zeker in een operationele rol kom je hier niet onderuit. Wat zou het toch mooi zijn als deze klussen op één of andere manier toch planbaar te maken zijn. Goed nieuws: dit is mogelijk.

Sommige functies hebben nagenoeg geen ad hoc klussen. Denk aan een beleidsfunctionaris, een engineer of een vertaler. Het percentage ad hoc klussen is nagenoeg 0%. Ze starten ’s ochtends met een volle agenda met gepland werk en kunnen daar ongestoord aan werken.

Andere functies hebben juist alleen maar ad hoc klussen. Zo gaf ik eens leiding aan een servicedesk en deze medewerkers waren 8 uur per dag vrijgepland, alleen maar voor ongeplande klussen. Ze startten ’s ochtends met een lege agenda, wachtend op het ad hoc werk. Hetzelfde zie je bij andere hulpdiensten zoals de brandweer of ambulance personeel.

Deze laatste categorie medewerkers hebben het ad hoc werk prima gepland. Er is simpelweg voldoende tijd vrijgemaakt voor de hoeveelheid ad hoc klussen dat ingeschat wordt, op basis van ervaring!.

In de meeste functies heb je echter een mix van ad hoc en gepland werk. Het is dan belangrijk om een realistische inschatting te maken van de hoeveelheid ad hoc werk die je elke dag kunt verwachten. Hoeveel uur per dag moet je hier voor vrijhouden? En dus: hoeveel uur houd je realistisch gezien over voor jouw geplande werkzaamheden?

Zorg vervolgens dat je niet meer dan dit aantal uren in je agenda plant met werkzaamheden. Let wel: het gaat dan om alle geplande werkzaamheden zoals werkoverleg, bi-la’s, eigen doe-werk, externe afspraken, lees- en voorbereidingstijd enz.

Een voorbeeld:
Toen ik operationeel manager was, liep ik ook tegen dit probleem aan: Na een dag hard werken had ik bijna niets van mijn geplande werk af. Toen ben ik gaan bijhouden hoeveel uur ik gemiddeld per dag besteedde aan ongeplande taken. Dus werkzaamheden die ik ’s ochtends nog niet wist maar die toch op mijn bord kwamen.

Het bleek dat ik hier dagelijks ongeveer 3 uur mee bezig was. Vanaf toen ben ik mijn agenda anders gaan indelen. Ik plande nog maar maximaal 5 uur per dag met afspraken of eigen werkzaamheden. Die andere 3 uur werd immers toch gevuld. Daardoor ging ik ook veel realistischere deadlines voor mijn eigen werkzaamheden afgeven (anders gezegd: ik ging mezelf niet meer gek maken).

Je kunt het aantal “ad hoc uren per dag” in feite zien als een soort schuif. Je kunt deze schuif zelf instellen op basis van de hoeveelheid ad hoc werk die bij jouw functie hoort.

Enkele tips als je op deze manier je ad hoc werk gaat managen:
• Als je een hele dag weg bent (bijvoorbeeld voor een training of externe verplichting) dan mis je jouw ad hoc uren voor die dag. Plan dan extra ad hoc uren in de dagen ervoor en erna ter compensatie (ze komen immers toch, die ad hoc klussen )
• Plan in je agenda een terugkerend moment om jouw “ad hoc uren per dag” te reviewen: moet je het verhogen of juist verlagen? Ik zelf doe dit minimaal één keer per jaar (staat terugkerend geplant op 2 januari)
• Nu je dit artikel gelezen hebt, denk meteen even na over het aantal uur per dag dat jij moet vrijhouden voor ad hoc klussen…… En?

< Alle nieuwsberichten