Blog Toin Saris: Clean desk policy

Op het risico af om een ‘over de datum’ stempel opgedrukt te krijgen, wil ik toch iets met u delen dat mij al langer bezig houdt. Het gaat over de veranderingen met de gang van zaken op kantoor, die wij als ondernemers onherroepelijk moeten ondergaan.

Steun en toeverlaat
Waar in het verleden de kantoorethos super strak georganiseerd was, waren de rollen van eenieder glashelder. De telefoniste/receptioniste nam de telefoon op en ontving de gasten. Zij was het visitekaartje van het bedrijf. De secretaresse was de steun en toeverlaat van de ondernemer. Ik zeg wel eens gekscherend dat mijn secretaresse en ik samen ‘bluetooth’ hebben uitgevonden, twee zielen-één gedachte. Correspondentie werd in klad bij haar gedeponeerd en verwerkt tot foutloze brieven. De agenda werd beheerd alsof het de huishoudportemonnee thuis betrof. Zij bewaakte de balans tussen externe afspraken en tijd voor het afwerken van zaken. Ze gedroeg zich soms als een waakhond, maar typisch genoeg werd de rol van de secretaresse door iedereen gerespecteerd.

Anoniem bellen
Tegenwoordig is het ‘simpel’. Het wordt als ‘not done’ beschouwd als het mobiele nummer niet meer op het visitekaartje staat. Het heeft ook geen nut om het niet te doen, want je belt één keer iemand mobiel en je nummer wordt voor eeuwig opgeslagen. Anoniem bellen is geen optie, want niemand neemt nog een anoniem telefoontje op (ik in ieder geval niet). Correspondentie wordt nauwelijks nog schriftelijk gedaan. De mail heeft haar positie bevestigd en 85% van onze correspondentie doen we tegenwoordig via e-mail, zelf dus wel te verstaan.

Werkdruk
Er komt geen secretaresse meer aan te pas, waardoor we eens zo lang over een e-mail doen omdat het meteen goed moet zijn. Dit geldt ook voor de telefoniste. We krijgen onze telefoontjes rechtstreeks op onze mobiel. En zitten we in een bespreking, dan drukken we ze weg. Waar we vroeger netjes terugbelnotities van onze telefoniste kregen, moeten we nu zelf maar kijken of en hoe we opvolging geven aan de gemiste oproepen (ellenlange voicemailberichten nog daargelaten). Het gevolg is dat we verzuipen in onze uitdijende mail en gemiste oproepen en de werkdruk alleen maar toe- in plaats van afneemt.

Helaas, helaas. Het overkomt ons en we hebben het maar te ondergaan. Dit zijn veranderingen die we niet tegen kunnen houden. Voor mezelf heb ik in ieder geval besloten om het enige dat ik nog wel zelf kan bepalen ook daadwerkelijk verkies: voor mij geen clean desk policy!

Voor de gouden tip nodig ik eenieder uit deze met ons te delen!

Door Toin Saris.