Correct factureren: de basis die ondernemers vaak onderschatten

Een factuur is voor veel ondernemers een administratieve formaliteit: een document dat de deur uitgaat zodra het werk klaar is en dat verder weinig aandacht krijgt. Toch is een factuur meer dan een betaalverzoek. Het is het eerste tastbare bewijs van hoe een bedrijf zaken doet, en het bepaalt mede hoe snel een klant betaalt, hoe de boekhouding eruitziet aan het einde van het jaar, en of een controle van de Belastingdienst zonder gedoe verloopt. Vooral bij startende ondernemers en groeiende mkb-bedrijven blijkt de factuur vaker een blinde vlek dan verwacht: de aandacht gaat naar het werk zelf, en de factuur wordt er pas snel achteraan gestuurd, met alle risico's die daarbij horen.

Wat moet er wettelijk op staan?

De eisen aan een factuur liggen grotendeels vast. Zo moet een factuur onder andere de volledige bedrijfsnaam en adresgegevens van zowel de verkopende partij als de klant bevatten, het btw-nummer en KvK-nummer van de ondernemer, een factuurdatum en een doorlopend, oplopend factuurnummer. Daarnaast hoort er een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten op te staan, inclusief het aantal eenheden of gewerkte uren, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het te betalen btw-bedrag. In sommige situaties, zoals leveringen naar het buitenland of gevallen waarin de btw wordt verlegd, moet ook het btw-nummer van de klant worden vermeld. Wie een van deze onderdelen mist, loopt het risico dat de factuur niet als geldig wordt beschouwd, met vervelende gevolgen voor de btw-aangifte. Voor eenmanszaken en kleine bv's die net gestart zijn, is dat een van de eerste momenten waarop administratieve zorgvuldigheid er echt toe doet, ook al voelt het aan het begin van een onderneming vaak als bijzaak naast het werven van de eerste klanten.

Voor ondernemers die niet precies weten hoe dit er in de praktijk uitziet, is het geen overbodige moeite om even te kijken naar een Factuur voorbeeld waarin alle verplichte onderdelen al zijn verwerkt. Dat scheelt uitzoekwerk en voorkomt dat een factuur achteraf moet worden aangepast omdat er iets ontbreekt.

Meer dan een verplichting

Los van de wettelijke kant heeft een factuur ook een praktische functie die nog te vaak wordt onderschat. Een factuur die er verzorgd uitziet, met een duidelijke opbouw en de juiste gegevens in een oogopslag, wekt eerder vertrouwen bij een klant dan een factuur die haastig in elkaar is gezet. Dat vertrouwen werkt door in de betaaltermijn: onduidelijke of onvolledige facturen leiden vaker tot vragen, discussie of uitstel van betaling, terwijl een heldere factuur minder aanleiding geeft tot twijfel. Voor ondernemers die afhankelijk zijn van een gezonde cashflow, is dat geen bijzaak. Zeker in een netwerk van regionale ondernemers, waar reputatie en persoonlijk contact vaak net zo belangrijk zijn als het product of de dienst zelf, telt dat professionele beeld extra.

Digitalisering maakt het makkelijker, niet vanzelfsprekend

De meeste ondernemers factureren inmiddels via een online programma in plaats van met Word of Excel. Dat scheelt tijd en vermindert de kans op rekenfouten, zeker wanneer facturen automatisch worden gekoppeld aan een boekhoudpakket of een bankrekening zodat betalingen direct zichtbaar zijn. Toch verdwijnt de verantwoordelijkheid voor een correcte factuur daarmee niet automatisch: software vult alleen in wat er wordt ingevoerd, en een verkeerd btw-tarief of een vergeten KvK-nummer valt niet op als niemand er kritisch naar kijkt. Voor bedrijven die groeien en steeds meer facturen versturen, betaalt het zich uit om die basis eenmalig goed neer te zetten, in plaats van elke keer opnieuw uit te zoeken wat er wel en niet verplicht is. Een vast, goed doordacht format voorkomt bovendien dat iedere medewerker die facturen mag opstellen zijn eigen invulling geeft aan wat er wel en niet op hoort te staan, wat vooral bij groeiende teams voor onnodige verschillen zorgt.

Een factuur lijkt een klein onderdeel van de bedrijfsvoering, maar de gevolgen van een factuur die niet klopt zijn dat allerminst: vertraagde betalingen, discussies met klanten en in het slechtste geval problemen bij de btw-aangifte. Door eenmalig te investeren in een opzet die aan alle eisen voldoet, hoeft een ondernemer daar vervolgens niet meer over na te denken en kan de aandacht weer naar het eigenlijke werk, en naar het netwerk waarin dat werk tot stand komt.