Externe vertrouwenspersonen steeds vaker te zien bij MKB bedrijven

In Brabant groeit de belangstelling voor het inzetten van een externe vertrouwenspersoon. Steeds vaker overwegen MKB-bedrijven die stap. Doorgaans wordt dit gedaan om praktische redenen. Een extern iemand biedt afstand, deskundigheid en vaak meer vertrouwen voor medewerkers die een melding willen doen. Voor veel bedrijven zijn deze voordelen zeer aantrekkelijk, zeker nu wettelijk steeds meer nadruk ligt op veilige werkplekken en bescherming tegen ongewenst gedrag.

Wetgeving zet druk op werkgevers

Vanaf 2024 is voor organisaties met tien of meer werknemers verplicht dat er een vertrouwenspersoon is. Die vertrouwenspersoon kan intern zijn, maar steeds vaker wordt gekozen voor extern. Met het oog op de recente wetsvoorstellen geldt dat geheimhouding, benadelingsverbod en objectiviteit juridisch worden vastgelegd voor deze rol. Organisaties moeten voldoen aan eisen rondom psychosociale arbeidsbelasting, ongewenste omgangsvormen en het bieden van een veilige werkvloer. Wanneer medewerkers het idee hebben dat hun zorgen echt gehoord en serieus genomen worden, zonder dat er interne belangen meespelen, neemt de kans toe dat ze melding durven maken.

Externe vertrouwenspersoon inhuren

Een extern vertrouwenspersoon in dienst nemen betekent dat je iemand buiten de directe hiërarchie of personeelsstructuur betrekt bij gevoelige kwesties. Dat kan helpen om de drempel te verlagen voor medewerkers die iets willen melden van ongewenst gedrag maar weigeren intern te spreken omdat zij denken dat het gevolgen zal hebben voor hun positie of relatie met leidinggevenden. Externe partijen zijn vaak gespecialiseerd, gecertificeerd en hebben ervaring met uiteenlopende situaties. Dit zijn aantrekkelijke voorwaarden voor bedrijven waar de sfeer informeel is, maar de risico’s van reputatieschade en personeelsverloop aanwezig zijn.

Een van de organisaties die deze mogelijkheid biedt, is Eckcellent Vertrouwenspersoon. Eckcellent werkt met LVV-gecertificeerde professionals die onafhankelijk en objectief zijn. Via hun diensten kunnen medewerkers kiezen voor een mannelijke of vrouwelijke vertrouwenspersoon. Organisaties kunnen een vast tarief per jaar betalen, gekoppeld aan het aantal medewerkers, waardoor je weet waar je aan toe bent. Daarnaast geldt bij Eckcellent dat het eerste consult per jaar gratis is en dat respondenten binnen één werkdag gehoor krijgen. Dat schept vertrouwen dat er serieus werk wordt gemaakt van meldingen.

Extra overwegingen

Je moet goed nadenken over bereikbaarheid en aanspreekbaarheid. Wanneer een externe vertrouwenspersoon snel beschikbaar moet zijn, bijvoorbeeld binnen één dag en wanneer de medewerker wil kiezen of de vertrouwenspersoon man of vrouw is, dan moet de dienstverlening hierop ingericht zijn. Eckcellent biedt deze vormen van flexibiliteit, waaronder binnen één dag reageren op meldingen en keuze in geslacht van een vertrouwenspersoon.

Verder is het belangrijk om rol, bevoegdheden en vertrouwelijkheid helder vast te leggen. Wat wordt er precies verwacht van de vertrouwenspersoon? Wie binnen de organisatie mag welke informatie ontvangen? Wanneer moet de vertrouwenspersoon advies geven en wat blijft vertrouwelijk? Duidelijkheid voorkomt misverstanden of teleurstellingen later.

Praktische implicaties voor Brabantse MKB’s

In een provincie als Brabant met veel bedrijvigheid in midden- en kleinbedrijf, logistiek, technische sectoren en agribusiness, zijn directe contacten en informele cultuur vaak de norm. Dat kan een voordeel zijn wanneer je snel schakelend moet zijn, maar het vergroot ook de angst voor reputatieschade of jaloezie als interne meldingen openbaar worden. De aanwezigheid van een externe vertrouwenspersoon kan in die context rust brengen. De medewerkers weten dat het gesprek losstaat van hun directe werkomgeving.

Brabantse ondernemers kunnen het proces overwegen in fasen. Begin met een extern vertrouwenspersoon inhuren voor een proefperiode, evalueren op meldingsbereidheid en vertrouwensgevoel, en vervolgens beslissen of ook een interne complementaire vertrouwenspersoon past. De combinatie kan in sommige gevallen waardevol zijn, intern voor kleinere kwesties, extern voor zwaardere meldingen.

Het is raadzaam om vooraf duidelijke afspraken te maken over bevoegdheden, rolomschrijving en vertrouwelijkheid. De wettelijke kaders moeten worden gerespecteerd. Geheimhouding, benadelingsverbod en voldoende middelen zijn wettelijk voorgeschreven of worden voorgesteld.

Vertrouwen creëren binnen de organisatie

Steeds meer Brabantse MKB ondernemingen kiezen voor externe vertrouwenspersonen. Dat komt doordat externe data wijzen op minder risico’s van belangenverstrengeling, grotere vertrouwelijkheid en een betere aansluiting bij de nieuwe regelgeving. Met een partij zoals Eckcellent Vertrouwenspersoon kunnen bedrijven een duidelijke stap zetten richting een werkomgeving waarin medewerkers durven spreken, waar meldingen serieus genomen worden en waarin beleid en praktijk beter op elkaar aansluiten.