5 signalen dat je webshop toe is aan een ERP-koppeling

Een e-commerce platform kiezen om je webshop op te draaien is slechts het begin. Zodra je meer orders binnen krijgt, begint het echte werk. Prijzen moeten zowel in de winkel als op de facturatie kloppen, voorraad moet goed bijgewerkt worden en orders verwerken kost veel tijd. Een koppeling met een ERP-systeem legt automatisch verbinding tussen je webwinkel en je backoffice en synchroniseert alle gegevens zonder manuele tussenkomst. Het resultaat is minder copy-paste, minder fouten en informatie die overal up-to-date is.

Wat is een ERP-koppeling?
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is de plek waar je interne processen samenkomen: voorraad, inkoop, verkoop, orders, klantgegevens en facturatie. Een ERP-koppeling zorgt ervoor dat je webshop platform en je ERP automatisch gegevens uitwisselen.

Concreet: er komt een bestelling binnen en verschijnt automatisch als order in je ERP. De voorraad wordt meteen aangepast, de klantgegevens worden bijgewerkt en de orderstatus kan terug naar je webshop.

Of: wanneer je voorraad onder een vooraf ingesteld minimum zakt kan het ERP-systeem automatisch een inkoopvoorstel klaarmaken of een melding geven aan die medewerker die hiervoor verantwoordelijk is.

Waarmee kun je je e-commerce koppelen?
De meeste webshops koppelen met een ERP zoals Exact of AFAS om orders en voorraad automatisch te laten doorstromen, en met een CRM om klantgegevens en de opvolging van sales op één plek te houden.

Daarnaast worden vaak ook marketing- en logistieke tools aangesloten, zoals bijvoorbeeld MailChimp. Denk aan een situatie waarin een bestelling automatisch als order in je ERP verschijnt, de klant meteen correct in je CRM wordt bijgewerkt, en de verzendinfo vanzelf terug in de webshop en in de bevestigingsmail terechtkomt.

ERP-koppeling laten bouwen door specialisten: iWebDevelopment
Een koppeling maken lijkt eenvoudig genoeg, toch? Tot je tegen uitzonderingen aanloopt, zoals retouren die ook in je voorraad en facturatie moeten kloppen, gedeeltelijke leveringen, afwijkende B2B-prijzen of orders die om welke reden dan ook “blijven hangen”.

Op dat soort momenten maakt de technische basis het verschil. Daarom laten veel webshops dit opzetten door een specialist zoals iWebDevelopment, zodat de koppeling niet alleen werkt, maar ook helpt om je onderneming te laten groeien.

5 reden waarom een ERP-systeem ook voor jou nuttig is

1. Het bespaart tijd
De grootste winst is bijna altijd tijd. Zonder ERP zitten orders, voorraad en facturen vaak verspreid over je webshop, mailbox en Excel. Dan ben je telkens opnieuw aan het overtypen, controleren en corrigeren. Met een ERP-koppeling loopt dat automatisch.

Praktijkvoorbeeld: je krijgt op maandag tien nieuwe orders binnen van dezelfde B2B-klant. In plaats van tien keer dezelfde gegevens over te nemen, hoeft iemand alleen nog uitzonderingen te checken (bijvoorbeeld een afwijkend leveradres). 

2. Het bespaart kosten
Handmatig werk kost niet alleen uren, maar ook fouten. Een verkeerd ingegeven prijs, een dubbele invoer of een voorraad die op papier nog klopt, maar in het magazijn niet meer. Het houdt zoveel steek om repetitieve taken te automatiseren. Want stel dat je een artikel verkoopt dat eigenlijk niet meer in stock is? Dat brengt logistieke problemen, kosten en ontevreden klanten met zich mee.

3. Je kunt veel efficiënter verkopen
Bedenk eens wat het voor jouw bedrijf zou doen: je kunt 24/7 orders ontvangen, verwerken en uitsturen. Een ERP helpt vooral wanneer je webwinkel meer is dan enkele producten verkopen en klaar. Denk hierbij aan klantspecifieke prijzen, kortingen voor bulkorders of bestellingen uit het buitenland, in vreemde valuta. 

4. Je klanten worden beter geholpen
Klanten willen gewoon vlot kunnen winkelen in jouw webshop. Dan is het handig dat een product gewoon op voorraad is wanneer ze het bestellen. En dat de prijzen kloppen. Ook handig als de klantenservice optimaal kan werken en de orderstatus meteen kan terugvinden. Als een klant belt of mailt over een bestelling, zie je alles op één scherm (order, betaalstatus en verzendstatus) in plaats van drie systemen te moeten openen en checken.

5. Je krijgt cijfers waar je echt iets mee kunt
Cijfergegevens over je inventaris zitten in het ene mapje, rapportages over marges zitten weer ergens anders. Weet jij welke producten het beste verkopen en welke nauwelijks in een winkelmandje terechtkomen? Een ERP bundelt verkoop, aankoop en voorraad en geeft handige overzichten.

Bijvoorbeeld: je krijgt zwart op wit te zien dat product X veel gekocht wordt, maar weinig marge heeft, terwijl product Y minder verkoopt maar wel veel oplevert. Dan kun je promo’s en prijzen sneller aanpakken.

Wat kost het en wat levert het op?
Toegegeven: een ERP-koppeling is een investering. Voor een eenvoudig systeem kom je vaak met enkele duizenden euro weg. Maar je kunt ook tot €50.000 of meer investeren in complexe en uitgebreide functies. Daarbovenop kunnen licentiekosten komen, ondersteuning, onderhoud en training van personeel.

Maar op termijn levert het heel veel op, ook grotere winstmarges. Door gebruik te maken van professionals als iWebDevelopment geef je niet alleen de technische kant uit handen, maar zorg je er ook voor dat het systeem perfect afgestemd is op jouw business.