Handig tips die je wanbetalingen helpen te voorkomen

Wanbetalingen kunnen een groot risico vormen voor de financiële stabiliteit van je onderneming. Dat geldt in het bijzonder voor startende ondernemers en zzp’ers met een beperkte cashflow. Op het moment dat de inkomende geldstroom plotseling sterk vermindert, kan het betalen van facturen van leveranciers lastig worden. De eerste keer is het vaak nog mogelijk om uitstel te vragen; de volgende keer zal een leverancier daar minder makkelijk in meegaan. Niet onbelangrijk is dat het de reputatie van je onderneming en daarmee mogelijk de relatie met leveranciers schaadt.

Er zijn verschillende manieren om een openstaande factuur te incasseren. Je kunt zelf stappen zetten, door bijvoorbeeld herinneringen te versturen en een betalingsregeling voor te stellen. Of kies voor professionele hulp, bijvoorbeeld van no cure no pay incassobureau Omnicas, om je kansen te vergroten. Het voordeel van een no cure no pay incassobureau is dat je uitsluitend betaalt, wanneer de openstaande factuur geïncasseerd wordt. De kosten voor het incassobureau worden verhaald op de debiteur. In dit artikel lees je meer over het voorkomen van wanbetalingen. Welke stappen kun je zetten? 

Ken de klanten van je onderneming 
Een belangrijke eerste stap is het verkennen van potentiële opdrachtgevers. Om wat voor klant gaat het? Welke informatie kun je vinden bij de Kamer van Koophandel? In het geval van een grote opdracht loont het om vooraf een kredietcheck te laten uitvoeren. Er zijn verschillende partijen die je hierbij kunnen helpen. Heb je twijfels over de kredietwaardigheid van een opdrachtgever? Zorg in dat geval voor een aanbetaling, waarbij een deel van de kosten vooraf betaald wordt. Op deze manier weet je zeker dat je jouw eigen leveranciers kunt betalen, wat een liquiditeitsrisico voorkomt of sterk vermindert. 

Zorg dat afspraken helder op papier worden gezet
Wanneer je vertrouwen hebt in de samenwerking met een nieuwe klant, is het zaak om afspraken helder op papier te zetten. Dat geldt niet alleen voor de precieze opdracht en wijze van opleveren, maar zeker ook voor de betaaltermijnen. Wanneer kan de klant een factuur verwachten? Welke betalingstermijn geldt voor deze facturen? Enzovoorts. Er zijn brancheverenigingen die standaard overeenkomsten bieden. 

Het is in algemene zin raadzaam om algemene voorwaarden op te stellen waarin je dergelijke zaken vastlegt. Door deze op je website te publiceren komen de betaaltermijn en daaraan gerelateerde afspraken niet als verrassing voor de opdrachtgever. Standaard is een betalingstermijn van dertig dagen. Laat zowel de overeenkomst als de algemene voorwaarden toetsen op juridische correctheid. Je wilt zeker weten dat ze rechtsgeldig zijn. 

Richt je debiteurenbeheer op professionele wijze in 
Steeds meer ondernemers werken met een online boekhoudsysteem. Zo’n systeem biedt verschillende voordelen, onder meer op het gebied van debiteurenbeheer. Je ziet in een oogopslag welke facturen onbetaald zijn en wanneer de betalingstermijn verloopt. Met een druk op de knop kun je vaak een herinnering versturen. In plaats van het debiteurenbeheer zelf uit te voeren, kun je hier ook de hulp van een partij als Omnicas voor inschakelen. Dit incassobureau zorgt voor alle stappen tussen de verstuurde factuur en het incasseren ervan. Het bedrijf bewaakt de betalingstermijn, stuurt een herinnering als er een betalingsachterstand ontstaat en neemt waar nodig professionele stappen om de openstaande nota te incasseren bij de debiteur. Zo heb je hier zelf geen omkijken naar, wat veel stress bespaart. 

Heldere communicatie naar de klant 
Onderdeel van een professioneel debiteurenbeheer is een heldere communicatie over betalingen. Verstuur nota’s op de afgesproken momenten en stuur direct een herinnering als een nota onbetaald blijft. Zo weet een klant waar deze aan toe is. Persoonlijk contact helpt om de situatie bespreekbaar te maken en gezamenlijk tot een snelle, passende oplossing te komen in het geval van betalingsachterstanden.