Master it: Bereik een gevarieerder publiek met Power BI apps

De afgelopen jaren is het voor veel organisaties steeds belangrijker geworden om alles te baseren op data. Data is hip en daar kunnen we niet meer omheen.

Er zijn veel tools op de markt waarmee je data kunt analyseren en visualiseren, Power BI is er hier een van. In deze blog leggen we daarom uit hoe het gebruik van de Power BI-apps het jou gemakkelijker kan maken om met deze ontwikkeling om te gaan en alles uit data te halen wat erin zit!

Wat zijn Power BI-apps?
Power BI treedt op de voorgrond bij deze data georiënteerde ontwikkeling door ervoor te zorgen dat gebruikers hun bedrijfsstatistieken real time in de gaten kunnen houden en kunnen analyseren. Hiermee hebben ze het voor elkaar gekregen dat veel IT-afdelingen en BI-teams willen dat al hun werknemers Power BI gebruiken om zo keuzes te kunnen maken die op data zijn gebaseerd.

Maar in veel gevallen heb je meerdere Power BI-dashboards en rapporten nodig om alles goed in de gaten te kunnen houden. Zo heeft een salesmanager bijvoorbeeld een dashboard nodig voor alle inkomende leads, een voor de sales leaderboards én een om sales voorspellingen in de gaten te kunnen houden. Je kunt je voorstellen dat zoals bij het voorbeeld, het erg tijdrovend is om al die verschillende dashboards in de gaten te houden. Naast dat het veel tijd kost is het ook erg foutgevoelig doordat je bijvoorbeeld vrij makkelijk iets over het hoofd ziet. Dit heeft erin geresulteerd dat er veel vraag was een makkelijkere, en vooral efficiëntere manier om al die dashboards te monitoren.

Daarom is de Power BI-app ontwikkeld. Hiermee zou men gemakkelijk de verschillende dashboards en rapporten kunnen implementeren voor een groot aantal zakelijke gebruikers. Dit stelt ze in staat om gemakkelijk op data gebaseerde beslissingen te nemen. Je kunt er zelf voor kiezen om de dashboards te delen met de gehele organisatie of met een aantal specifieke werknemers. De app is gemakkelijk te installeren via de Microsoft AppSource en is beschikbaar voor IOS, Android en Windows. De app is makkelijk in gebruik omdat alle informatie bij elkaar staat en je automatisch op de hoogte wordt gehouden van alle updates. Hoe vaak je deze updates wilt ontvangen kun je zelf instellen. Wanneer je gebruik wilt maken van deze apps heb je een Power BI Pro licentie nodig, je kunt er ook voor kiezen om het te houden bij Power BI-premium, waar geen licentie voor nodig is.

Werkruimte
Heb je nog geen toegang tot Power BI? Download dan de gratis versie via https://powerbi.microsoft.com/nl-nl/get-started/. Om vervolgens de app te creëren moet er eerst werkruimte zijn. Deze werkruimte dient als podium voor de app en wordt als verzamelpunt voor alle content gebruikt. Je kunt zelf medewerkers en/of beheerders aan de werkruimte toevoeren. Wanneer alle content is toegevoegd kun je de app publiceren voor de eindgebruikers.

Om een werkruimte te creëren moet je de volgende stappen volgen:

1. Open de app en klik op ‘Create app workspace’. Dit zal de plek worden waar alle content wordt verzameld zodat andere mensen erbij kunnen en eraan kunnen werken.
2. Geef de werkruimte een naam. Wanneer de naam al gebruikt is klik je op ‘edit’ en kun je de naam aanpassen.
3. Geef alle leden toegang en zet de groep daarna op privé.
4. Voeg de mailadressen van de leden toe.
5. Verdeel de mensen in de groep in leden en beheerders, sla de werkruimte daarna op. 

Power BI creëert nu de werkruimte, deze zal daarna automatisch openen. Hij komt dan in je lijst met alle werkruimtes waar je lid van bent te staan. Omdat je de beheerder bent kun je teruggaan om specificaties te veranderen, zo kun je nieuwe leden toevoegen of hun rol veranderen. De werkruimte is nu natuurlijk nog leeg, dus je kunt beginnen met content toevoegen! Dit gaat hetzelfde als voor je eigen werkruimte (My Workspace), alleen kunnen de leden nu meekijken en meewerken. Belangrijk om hierbij te onthouden is wel dat het alleen mogelijk is om een app te publiceren vanuit een app werkruimte, en dus niet vanuit je My Workspace.

Verspreid de app
Wanneer je je dashboard en rapport helemaal af hebt in de werkruimte, kun je deze publiceren voor de eindgebruikers. Dit doe je door de volgende stappen te volgen.

Stap 1: In de werkruimte klik je op ‘publish app’ rechtsboven om te starten met het delen van content.

Stap 2: Dan klik je op ‘details’ en vul je een omschrijving in zodat mensen de app kunnen vinden. Je kan ook een achtergrondkleur instellen om de app persoonlijk te maken.

Stap 3: Daarna klik je op ‘content’, hier zie je welke content er gepubliceerd gaat worden. Je kunt ervoor kiezen om in te stellen welke landingspagina gebruikers van de app te zien krijgen wanneer ze de app openen, of je kunt er geen instellen. In dat laatste geval krijgen de gebruikers een lijst te zien met alle content die in de app staat.

Stap 4: Als laatste moet je beslissen wie je toegang verleent; iedereen binnen je organisatie of een bepaalde groep en/of afdeling. Dit doe je d.m.v. het invullen van hun e-mailadressen.

Wanneer je daarna op ‘finish’ klikt zie je een bericht dat bevestigd dat werkruimte klaar is om gepubliceerd te worden. In de ‘success dialog box’ is het mogelijk om de URL te kopiëren en te delen.

Installeer de app
Eindgebruikers kunnen de app op een paar verschillende manieren installeren. Wanneer ze voor het eerst naar de URL gaan komt er een pop-up waar gevraagd wordt of ze de app willen downloaden. Als ze dan op ‘add’ klikken wordt de app toegevoegd aan de apps van hun Power BI-site. Daarnaast kunnen ze de app ook downloaden door op ‘get apps’ te klikken in de app sectie van de Power BI-service. Microsoft AppSource zal openen, daar zijn alle apps die met hun gedeeld zijn te zien in een overzicht. Ook is de app te downloaden door op de link te klikken die ze in hun mail krijgen.

Updates
Het is ook mogelijk om dingen in de app veranderen door naar de bijbehorende werkruimte te gaan. Dit doe je zo:

1. Open de werkruimte waar je de app in gecreëerd hebt.
2. Je kunt nu veranderen wat je wilt in het dashboard van de app. Deze veranderingen worden pas definitief én zichtbaar wanneer je de app opnieuw gepubliceerd hebt.
3. Wanneer je tevreden bent met de veranderingen ga je terug naar de werkruimte, waar de lijst met content staat, en klik je op ‘publish app’.

Wanneer je de app weer offline wilt halen klik je op ‘…’ en kun je op ‘unpublish app’ klikken. De app wordt uit de Microsoft AppSource gehaald en kan niet meer worden gebruikt door de eindgebruikers.

FAQ
Microsoft beantwoordt de meest gestelde vragen:
In welke opzichten zijn de app werkruimtes anders dan de groep werkruimtes?
Met de release van de apps hebben we alle groep werkruimtes hernoemd naar app werkruimtes. Je kunt de app publiceren van elke werkruimte. Daarnaast plannen we de volgende verbeteringen:

• Het creëren van app werkruimtes zorgt niet voor een corresponderende naamstelling in O365 zoals groep werkruimtes dat doen. Dit betekend dat je dus een onbeperkt aantal app werkruimtes kan maken, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de verschillende O365 groepen die achter de schermen worden aangemaakt.
• Tot nu toe is het alleen mogelijk om individuen toe te voegen als gebruiker of beheerder. Bij de volgende update wordt het mogelijk om hele groepen in een keer toe te voegen.

Hoe verschillen de apps van de georganiseerde content packs?
De apps zijn een ontwikkeling en een versimpelde versie van de ‘content packs’, de grote verschillen zijn:

• Eenmaal geïnstalleerd verliezen de content packs hun gegroepeerde identiteit, de eindgebruikers zien dan dus alleen een lijst met dashboards en rapporten. De apps daarentegen behouden hun groepering en hun identiteit na het installeren. Dit maakt het heel gemakkelijk voor de eindgebruikers om alles te overzien.
• De apps zijn 1:1 met de werkruimtes, dit maakt het (op de lange termijn) makkelijker om te begrijpen en te onderhouden.

Met wat tijd wil Microsoft in nieuwe functies van de apps investeren. Als je gebruik maakt van de ‘organizational content packs’ dan wordt het aangeraden om deze te evalueren en te kijken of ze nog steeds het meest geschikt zijn voor je implementatiescenario’s.

Hoe zit het met de ‘read-only’ groepen?
De read-only groepen laten het toe om gebruikers toe te voegen die de content alleen kunnen lezen, maar niet kunnen bewerken. Het probleem hiermee was dat het niet mogelijk was om beveiligingsgroepen toe te voegen als leden. Met de apps is het mogelijk om read-only versies van de werkruimtes te publiceren voor grote groepen, inclusief de beveiligingsgroep. Daarnaast is het ook mogelijk om veranderingen in te delen in dashboards en rapporten zonder dat dit gevolgen heeft voor de eindgebruikers. Het wordt daarom ook aangeraden om in de toekomst de apps te gebruiken in deze gevallen.

Leer alles over POWER BI
Om meer te leren over Power BI, apps en over hoe jij deze het beste kunt inzetten, is het mogelijk om een training volgen. Een van de meest gekozen trainingen van dit moment is de training Analyzing Data with Power BI. Deze 3-daagse training leert jou alle ins en outs om aan de slag te gaan met het efficiënt visualiseren van (grote hoeveelheden) data. Microsoft heeft voor deze training ook een zogenaamde MOC on Demand uitgebracht, waardoor je ook kunt kiezen om nog flexibeler te trainingen via de Learning Track MOC on Demand 20778 Analyzing Data with Power BI.