Tips om je personeelsplanning beter te structureren

Het is voor veel ondernemers steeds lastiger om de personele bezetting rond te krijgen. Die situatie zal naar verwachting in de komende jaren niet wijzigen. De diversiteit aan banen is toegenomen, terwijl het aantal beschikbare arbeidskrachten juist daalt. Dat vraagt om creatief denkwerk en een goede planning, waarbij data-analyse een adequaat hulpmiddel kan zijn.

Gebruik data om te voorspellen
Volgens het in personeelsplanning gespecialiseerde bedrijf Vlirdens is de capaciteitsvraag binnen een organisatie altijd voorspelbaar als je de historische data over meerdere jaren analyseert. Het maakt daarbij niet uit of je bedrijf zich bezighoudt met productie en verkoop of bijvoorbeeld een zorgaanbieder is. In beide gevallen, maar ook in vrijwel alle andere bedrijfssituaties, vertoont de capaciteitsvraag een terugkerende golfbeweging. 

Regeren is vooruitzien
Als je weet hoeveel werk er gedaan moet worden, weet je dus ook hoeveel mensen je daarvoor nodig hebt. Je moet daarbij met een aantal factoren rekening houden, zoals de specialismen van bepaalde medewerkers en hun beschikbaarheid, zodat de planning aansluit op de kennis en inzetbaarheid binnen het team. Bij workforcemanagement (WFM) draait alles om vooruitkijken. Niet een paar maanden, maar bijvoorbeeld anderhalf jaar. Een sollicitatieprocedure en een onboardingsproces nemen immers ook tijd in beslag. 

Creëer verschillende lagen
Wil je op safe spelen, probeer dan verschillende personeelslagen te creëren. Werk bijvoorbeeld met vaste krachten, oproepkrachten en ingehuurd personeel. Op die manier spreid je de risico’s en kun je eventuele tegenvallers goed opvangen vanuit een andere laag. Die laag moet dan uiteraard wel beschikbaar zijn, zodat je direct kunt schakelen. Uiteraard is dit ook voor een belangrijk deel brancheafhankelijk en juist daarom bestaat er geen standaard handleiding voor het zo optimaal mogelijk organiseren van jouw personeelsplanning.

Meer dan een roosterplanning
Het voorspellen van de personele bezetting en het anticiperen op die voorspellingen komt op veel meer neer dan alleen het maken van een rooster. Het draait allemaal om het afhandelen van het werkaanbod binnen de gestelde doelstellingen tegen minimale kosten. Werkgevers hebben vaak de neiging om de beschikbare capaciteit te optimistisch in te schatten. Ze kijken naar het totale aantal werknemers, maar houden onvoldoende rekening met factoren als verlof, ziekte, training, overlegmomenten en administratieve taken. Op papier lijkt de bezetting dan voldoende, terwijl er in de praktijk tekorten ontstaan. Bovendien is het zaak om daarnaast ook rekening te houden met de competenties van je medewerkers en voldoende ruimte te houden voor tussentijdse bijsturing.