Veiligheidsinformatieblad verplicht: dit moet je als bedrijf regelen

Verkoop je producten met een gevaarlijke stof of importeer je chemicaliën binnen de EU? Dan krijg je te maken met het veiligheidsinformatieblad, ook wel VIB of SDS genoemd. Veel ondernemers weten dat het document bestaat, maar niet altijd wanneer het verplicht is en wie het moet aanleveren. Een ontbrekend of verouderd exemplaar kan leiden tot een boete van de Arbeidsinspectie.

Wanneer is een veiligheidsinformatieblad verplicht?

Een VIB is verplicht zodra de CLP-verordening een product als gevaarlijk classificeert. Denk aan stoffen die brandbaar, giftig of milieuschadelijk zijn. Fabrikanten, leveranciers en importeurs van deze stoffen stellen het document op en sturen het gratis mee aan elke professionele afnemer. Consumenten krijgen het document doorgaans niet automatisch, omdat het vooral bedoeld is voor de werkvloer. Werknemers die met de stof werken, mogen het wel altijd bij hun werkgever opvragen. Verkoop je in meerdere EU-landen, dan moet dat in de officiële taal van elk land. Een Nederlandse versie alleen volstaat dan niet.

Extra eisen bij internationale verkoop

Voor bedrijven die internationaal opereren is het opstellen van een correcte European SDS vaak een grote klus. Elk land stelt namelijk net iets andere eisen. Gespecialiseerde partijen helpen bij het opstellen en vertalen van deze documenten. Zo voldoe je aan alle nationale eisen zonder zelf alle regelgeving uit te zoeken. Werk je vanuit een land buiten de EU, dan is meestal ook een lokale contactpersoon verplicht.

Wat staat er in een veiligheidsinformatieblad?

Het document bestaat uit zestien vaste rubrieken, zoals voorgeschreven door de REACH-verordening. Rubriek 1 bevat de identificatie van de stof en de leverancier. Rubriek 2 beschrijft de gevaren, rubriek 8 gaat over persoonlijke bescherming, zoals handschoenen of adembescherming. Verder vind je informatie terug over de juiste opslag, het transport en de afvalverwerking van het product. Klopt de indeling niet of ontbreekt een rubriek, dan voldoet het document niet aan de wettelijke eisen. Veel bedrijven vatten de kern bovendien samen op een werkplekinstructiekaart, zodat medewerkers de risico's ook zonder technische voorkennis snel begrijpen. Het document hoeft trouwens niet per se op papier. Een pdf die medewerkers digitaal kunnen raadplegen op de werkvloer voldoet ook, zolang iedereen er snel bij kan.

UFI-code bij mengsels

Bij veel mengsels hoort sinds 2021 ook een UFI-code op het etiket, met een melding bij het nationale vergiftigingeninformatiecentrum. Voor industriële mengsels gold hiervoor een overgangstermijn tot 2024. Deze regel staat los van de verplichting om het veiligheidsinformatieblad zelf op orde te hebben. Klopt de classificatie van je product niet, dan riskeer je een handhavingsactie. Het product moet dan mogelijk tijdelijk uit de handel, tot de documentatie wel klopt.

Hoe vaak moet je het document actualiseren?

Een veiligheidsinformatieblad kent geen vaste geldigheidsduur, maar moet wel actueel blijven. Verandert de samenstelling van het product of wijzigt de wetgeving, dan pas je het direct aan. Ook een nieuwe indeling volgens CLP is reden om het bij te werken. Ook buiten de chemiehoek staat wetgeving niet stil. Nieuwe regels die de veiligheidsrol van facilitair managers verzwaren verplichten organisaties om hun beleid continu bij te werken. Bij een controle vraagt de Arbeidsinspectie doorgaans naar het meest actuele document per gevaarlijke stof. Ontbreekt dit of is het verouderd, dan kan dat leiden tot een waarschuwing en uiteindelijk een boete.

Bewaartermijn en interne herzieningen

Veel bedrijven hanteren als interne vuistregel om het document elke paar jaar te herzien. Dat doen ze zelfs als er niets aan het product zelf verandert. Oudere versies bewaren ze daarnaast een tijd, zodat ze bij vragen achteraf altijd kunnen terugvallen op de juiste documentatie. Check voor de exacte bewaartermijn die op jouw situatie van toepassing is de richtlijnen van de Arbeidsinspectie. Je kunt dit ook navragen bij een gespecialiseerde partij. Als downstream-gebruiker ben je hier zelf verantwoordelijk voor, zelfs als de leverancier een nieuwe versie vergeet door te sturen. Andere EU-verplichtingen vragen om diezelfde alertheid, zoals het sturen op digitale toegankelijkheid als KPI dat bedrijven inmiddels ook moeten oppakken.

Zo houd je jouw documentatie op orde

Een kloppend veiligheidsinformatieblad voorkomt boetes en beschermt de mensen die met je product werken. Controleer daarom regelmatig of elk document nog aan de laatste eisen voldoet. Doe dat ook wanneer je zelf niets aan de samenstelling hebt gewijzigd. Werk je met meerdere landen of talen, dan loont het om deze documentatie tijdig te laten controleren door een specialist. Zo houd je niet alleen de inspectie tevreden, maar ook je eigen medewerkers goed geïnformeerd en beschermd.