Zo maak je je evenement aantrekkelijk voor een breed publiek

Een evenement organiseren is een hele klus. Vaak begint de organisatie al een jaar of nog langer van tevoren. Er moet een geschikte locaties worden gevonden die beschikbaar is op de gewenste datum. De locatie moet ook groot genoeg zijn voor het aantal exposanten en bezoekers dat je verwacht. Een evenement moet aantrekkelijk zijn voor de beoogde doelgroep, want anders krijg je geen standhouders. Een stand huren is kostbaar voor ondernemers en dat geld investeren ze alleen als ze vooraf het idee hebben dat deelname aan een beurs of evenement voor hen ook wat kan opleveren.

Een evenement organiseren is een hele klus. Vaak begint de organisatie al een jaar of nog langer van tevoren. Er moet een geschikte locaties worden gevonden die beschikbaar is op de gewenste datum. De locatie moet ook groot genoeg zijn voor het aantal exposanten en bezoekers dat je verwacht. Een evenement moet aantrekkelijk zijn voor de beoogde doelgroep, want anders krijg je geen standhouders. Een stand huren is kostbaar voor ondernemers en dat geld investeren ze alleen als ze vooraf het idee hebben dat deelname aan een beurs of evenement voor hen ook wat kan opleveren.

De doelgroep bepalen
Voordat je het evenement gaat ‘aankleden’ moet duidelijk zijn voor welke doelgroep het wordt georganiseerd. Gaat het bijvoorbeeld om een beurs voor jongeren die zich op de arbeidsmarkt kunnen oriënteren zodat ze de juiste vervolgopleiding kiezen, dan richt je je op hun interesses. Je kunt bij Urban Events een race simulator of een vliegsimulator huren. De jongeren kunnen dan op de beurs testen of ze een Boeing veilig aan de grond kunnen zetten of laten zien dat ze op het circuit van Silverstone net zo snel zijn als Max Verstappen en zijn Formule 1 collega’s.

Communiceer de datum op tijd
Ondernemers en instellingen worden voortdurend benaderd of ze interesse hebben om deel te nemen aan een beurs of evenement. Zij maken hierin keuzes. Daarom is het op tijd aankondigen van je een plannen een belangrijk deel van een evenement organiseren. Aan de hand van de inschrijvingen kun je dan zien of er voldoende animo is. Mocht dat niet het geval zijn dan kun je eventueel het concept nog wat aanpassen of wellicht minder vierkante meters huren voor het evenement. Zorg voor een goede organisatie zodat bedrijven die willen deelnemen niet het idee hebben dat ze alles zelf maar moeten uitzoeken. Ondernemers zijn vaak drukbezette mensen die zich niet uitgebreid kunnen verdiepen in plattegronden en de vraag of ze zelf voor projecttapijt rond hun stand moeten zorgen en of er voor de deelnemers catering aanwezig is.

Veiligheidsmaatregelen
Een evenement moet in de eerste plaats veilig kunnen verlopen. De locatie moet daarom beschikken over voldoende, duidelijk aangegeven uitgangen en vluchtroutes. Ook moet je er als organisatie op letten dat kabels en andere attributen de doorgang niet belemmeren of het risico geven dat bezoekers erover kunnen struikelen. Als iemand valt en een gebroken pols of enkel oploopt dan bestaat de kans dat je er als organisatie voor verantwoordelijk wordt gesteld en dat kan een flinke kostenpost betekenen. Vaak loopt de brandweer een veiligheidsronde op de evenementlocatie om te controleren of alles voldoet aan de veiligheidsvoorschriften. Als de brandweer bezwaar maakt dan kan dit betekenen dat het evenement niet van start mag gaan en dat is natuurlijk iet de bedoeling. Laat je als organisator daarom vooraf informeren over de voorschriften waar je je aan moet houden. Zo zorg je voor een veilig, goed georganiseerd en hopelijk leuk evenement dat veel belangstellenden trekt en waarvan de volgende editie ook alvast in de agenda wordt gezet.