Wat is Het Nieuwe Werken? Minister Jan Kees de Jager twittert tijdens het BOB Debat: 'Het Nieuwe Werken is niet meer door tijd en plaats bepaald. Ik kan werken waar ik wil.' Toch blijft het voor velen een vaag begrip. Is Het Nieuwe Werken verandermanagement, een mindset aanpassing of een kwestie van acceptatie van social media? Moeten we het top-down opleggen of juist bottom-up omhoog laten borrelen om draagvlak te krijgen. En de invoering? Rigoureus of juist gefaseerd? Vragen waar negen professionals uit de zakelijke ICT en telecommunicatiemarkt, kantoorinrichting, bedrijfsmakelaardij, flexibele kantorenmarkt en uitzendbranche over discussiëren in dit debat.

Het innovatieve Solution Center van Finntax in Den Bosch is het inspirerende decor waar de levendige discussie over Het Nieuwe Werken zich afspeelt. Voorafgaand aan het debat geven Finntax stagiaires Deborah Bekkers en Lucas Metsaars van de opleiding Management, Economie & Recht aan de Avans Hogeschool een inleidende presentatie. Zij hebben in opdracht van Finntax een behoefteonderzoek uitgevoerd over de haalbaarheid van Het Nieuwe Werken in de MKB sector. Het onderzoek is verricht bij 120 organisaties met 20 tot 250 werknemers. 'Finntax wilde graag weten of Het Nieuwe Werken binnen het MKB speelt, hoe die ondernemers erover denken en of ze het wel of niet willen implementeren. Als we kijken naar de interesse onder de ondernemers dan wil 25% Het Nieuwe Werken op korte termijn invoeren. Op lange termijn zal 22% ertoe overgaan, deze ondernemers zien nu nog te veel barrières. En 13% van de organisaties heeft Het Nieuwe Werken al integraal ingevoerd. De barrières zijn: 1) niet geschikt voor iedere functie of medewerker, 2) het face-to-face contact wordt minder, 3) de bereikbaarheid gaat achteruit, 4) de sociale cohesie bij medewerkers valt weg en 5) er ontstaat leegstand in de kantoren.' Uit het rapport blijkt verder dat Het Nieuwe Werken meer is dan alleen plaats- en tijdonafhankelijk werken. De kersvers afgestudeerden verwijzen hierbij naar hun rapport dat beschikbaar is via Finntax.

Achterliggende gedachte
Gespreksleider Bert Damen stelt de hamvraag: Wat is Het Nieuwe Werken? De uitgelezen persoon aan tafel die daar een voorzet in kan geven, is Eduard Schaepman, directeur Regus Benelux, de aanbieder van flexibele werkplekken en kantoorruimtes. Hij maakte op persoonlijke titel deel uit van de Taskforce Nieuw Werken van het ministerie van VROM. 'Het Nieuwe werken is gestart bij duurzaamheid, CO2 uitstoot', steekt Schaepman van wal. 'Wat er bijgekomen is, is balans in leven. Hoe bereik je dat? Door je minder te verplaatsen en gebruik te maken van technische hulpmiddelen. Kostenbesparing is echter dé driving force waardoor nieuw werken aanslaat. Dat is de kern van het hele verhaal waar we al jaren over hebben gediscussieerd. Plaats- en tijdonafhankelijk werken om kosten te besparen. Hier komt het kortweg op neer.' Roland van Alphen, regisseur Zakelijk Glas van KPN regio Zuid stelt meteen een voorwaarde voor een succesvolle invoering van Het Nieuwe Werken: 'Het is natuurlijk wel zo dat er een mindset aanpassing moet zijn. Je kunt hiërarchisch wel besluiten tot Het Nieuwe Werken, maar dat moet wel passen in de lijn. Als we erkennen dat de medewerker geen eenheidsworst is, maar een individu met eigen gedachtes en ideeën die je als hiërarchisch persoon moet faciliteren, dan ligt dat gevoelig. Die mindset aanpassing heeft een periode nodig om binnen de organisatie te landen en intensieve lokale begeleiding is noodzakelijk, anders mislukt het. Dat is iets wat ik vooral in grotere organisaties herken.'

          

Kostenbesparing
Toch hoeft de implementatie van Het Nieuwe Werken niet altijd gepaard te gaan met een langere periode vindt Robbert van Hagen van Finntax. Eén van zijn klanten heeft flexibel werken in een snel tempo doorgevoerd vanwege een verhuizing van de Randstad naar het oosten van het land. 'Op deze manier hoeven mensen niet iedere dag die afstand af te leggen en in files te belanden en kunnen ze toch voor de organisatie blijven werken. Helaas komt het voor dat mensen ongelukkig worden van thuiswerken, maar zo krijgen ze in ieder geval een keuze.' Freddie Berendsen van Experi-Com haakt in: 'Je ziet dus dat het HRM aspect vaak de driver is van dit soort besluitvorming.' Eduard Schaepman ondermijnt dit: 'Freddie, hierin hád je gelijk, maar de laatste tijd is de driver toch veel meer de CFO omdat die ziet dat kosten bespaard kunnen worden.'

Bloedgroepen
Het toekomstige kantoor van SAP dienstverlener Ctac zal vooral een ontmoetingsplek worden voor haar mensen. Zelfs de Raad van Bestuur zal een flexplek hebben. CFO Jan-Willem Wienbelt: 'Bij ons zitten meerdere bloedgroepen aan boord. Stafmensen die - en dan mag ik eigenlijk niet generaliseren - iets minder flexibel zijn, extreem flexibele consultants in het veld en daar tussenin de beheerders. We inventariseren wat ze doen, hoe ze werken en maken dan ons plan. Vanuit de thema’s kostenbesparing, duurzaamheid en flexibiliteit tussen werk en privé proberen we een goede match te vinden en die kan per doelgroep verschillen. Bij een nieuw concept moet je wel een aantal basisprincipes vaststellen.' Typisch Nederlands, vindt kantoorinrichter Joris Cools, OCS: 'Als het buiten warm, is het te warm; als het regent, regent het te veel. Het moet altijd perfect zijn en het is nooit perfect. Voor iedere onderneming is het anders. Ik ben het met Jan-Willem eens dat je de onderneming moet ontleden. Heb je een plan, ga dan draagvlak creëren. Dit hebben wij gemerkt bij bijvoorbeeld Vodafone in Amsterdam. Zij hebben topdown besloten tot invoering van Het Nieuwe Werken. Vanaf het eerste moment zijn medewerkers geïnformeerd. Dus geen big-bang scenario maar een duidelijke voorbereiding met stappenplannen.' 'Daar geloof ik helemaal niet in', reageert Eduard Schaepman gepassioneerd. 'Ik heb alle projecten gezien: Vodafone én Microsoft dat er veel te ver in is gegaan. De enige partij in Nederland die het goed heeft gedaan is Unilever Rotterdam met 800 mensen op kantoor. De baas was het zat, er moest gesneden worden: we zetten een pand neer voor 400 mensen, ze zoeken het maar uit. En verrek het werkt', aldus de Regus baas. Een nieuw pand neerzetten omwille van Het Nieuwe Werken? Dat kan een corporate makkelijk zeggen. Volgens Twan Swinkels van IT Services Nederland worden er minder nieuwe bedrijventerreinen aangelegd. De verouderde bedrijventerreinen worden herontwikkeld en zorgvuldiger ingericht. Er worden extra kosten gemaakt om bestaande panden om te bouwen naar Het Nieuwe Werken. Bedrijfsmakelaar Mathijn van de Pas van DTZ Zadelhof beaamt dat: 'Het Nieuwe werken is niet meer de werkplek, het zijn de veranderende eisen die aan kantoren gesteld worden. Kantoren op sfeerloze bedrijventerreinen zullen het moeilijk krijgen. Een kantoor in de binnenstad met sfeer, dichtbij het station, dát past in het plaatje van de ontmoetingsplaats, van het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Want als je flexplek bezet is, loop je bij de broodjeszaak aan de overkant binnen en daar kun je vervolgens werken of overleggen', lacht Mathijn.

          

Tot in detail
Robbert van Hagen: 'De ondernemer overtuigen van de voordelen van tijd- en plaatsonafhankelijk werken is echter nog een uitdaging. De techniek geloven de ondernemers wel en krijgen we ook verkocht, maar als het aankomt op vertrouwen wordt het een heel ander verhaal. We merken dat ze nog heel traditioneel zijn en controle willen. Zij willen hun medewerkers gewoon zien. Check-in check-out. Gas erop.' Eduard Schaepman kijkt verbaasd: 'Waar hebben we het over? Het nieuwe werken, daar praten we al 20 jaar over, vergis je niet.' 'In de regio Tilburg is de tendens vanuit initiële kostenbesparing ingezet door Interpolis', vertelt Mathijn van de Pas. 'Met de gedachte we gaan het anders doen, moeten we de medewerkers ook wat teruggeven. We zetten in iedere hoek van iedere verdieping een flipperkast of jukebox. Ze mogen sfeer maken en daar komt dan een stukje teamcohesie voor terug. Het concept Interpolis ging niet op voor andere ondernemingen. IT directeur Twan Swinkels zoomt in op de techniek. 'Interpolis heeft al het oude meubilair eruit kunnen gooien, want alle flexplekken moeten arbo-technisch elektronisch verstelbaar zijn. Dus ook de loungehoek waarin ik lig.' Hiermee illustreert Twan dat een ondernemer echt heel goed moet nadenken over de mensen, inrichting en het allerkleinste detail voordat Het Nieuwe Werken gefaseerd ingevoerd wordt.

Flexibel
'Wat mij opvalt', zegt Renzo Borrani van Randstad, die tot nu toe de discussie aangehoord heeft, 'is dat jullie het alleen hebben over kostenbesparingen. Dat is ook belangrijk, maar het is natuurlijk ook bedoeld om extra opbrengsten te genereren en productiever te werken. De nieuwe generatie die op de arbeidsmarkt komt, is anders ingesteld. Die vindt het leuk om te werken, wil uitgedaagd worden, maar de levensbalans is essentieel, mede een gevolg van de arbeidskrapte. Jonge mensen zijn nu productiever op meerdere momenten. Randstad HR Solutions is overgegaan naar Het Nieuwe Werken. Maar het is veel ingewikkelder dan je denkt, het is verandermanagement. Daar moet je goed bij stil staan', waarschuwt Renzo. 'Het gaat om output. Wat maakt het uit waar en wanneer men werkt?' reageert Eduard Schaepman fel. In tegenstelling tot Freddie Berendsen heeft Joris Cools er helemaal geen moeite mee om ‘s middags naar de supermarkt te gaan, zo vermijdt hij de file en de lange rij bij de kassa wanneer hij met de kudde om vijf uur mee naar huis gaat. 'Niet iedereen hoeft flexibel te werken, maar spreiding helpt', nuanceert Joris in de richting van Freddie. 'Flexibel werken past ook niet bij iedere functie', vindt Mathijn. 'Op 28 à 29 procent van de functies kun je het toepassen', beweert Eduard. 'Dan moet je moet wel de faciliteiten krijgen om het te kunnen doen', benadrukt Freddie Berendsen. 'De techniek is geen beletsel meer', stelt Robbert van Hagen. Eduard: 'Je hebt alleen de faciliteiten nodig en dat kan thuis zijn, bij Texaco, McDonalds, Starbucks, Van der Valk of...' lachend '...in een flexkantoor van Regus'. Roland van Alphen rijdt voor KPN 85.000 km per jaar. 'Met een Blackberry kan ik overal werken en dat levert loyaliteit naar het bedrijf op. Met de juiste toolkit kun je werken waar je wil.'

          

Social networking
Het missen van de face-to-face en sociale contacten met collega’s wordt gezien als het grote nadeel van Het Nieuwe Werken. 'Sociale cohesie binnen een bedrijf is belangrijk. Daarom maak je van een modern kantoor een ontmoetingsplek, waar collega’s elkaar kunnen treffen en hun ervaringen uitwisselen', aldus Freddie Berendsen. Ook social media als Facebook, Hyves, LinkedIn en Twitter zijn toolkits voor Het Nieuwe Werken. Iedereen in dit debat is het er unaniem over eens dat we deze techniek als mens veel sneller moeten oppakken. Voor de jonge generatie is het namelijk al dagelijkse kost. Mathijn bekijkt het in een groter geheel: 'Na deze mondiale crisis ontstaat een revolutie; een grote sociaal culturele economische ontwikkeling. Sociaal netwerken zal in een versnelling komen. Als wij social networking accepteren, dan zijn we er.' Renzo Borrani vult aan: 'Tussen nu en drie jaar krijgen we te maken met een schaarse arbeidsmarkt als gevolg van de vergrijzing. De werkgever die niet mee gaat in Het Nieuwe Werken heeft een probleem, maar ook de jongeren die de aansluiting missen, komen moeilijker aan de bak.' De algemene conclusie van dit debat is dat we over de traditionele grenzen moeten heen kijken, dan pas kunnen bedrijven succesvol zijn.