‘We willen een modern bedrijf zijn. We hoeven niet per se voorop te lopen, maar het moet wel vooruit. Bob klopte op het juiste moment aan onze deur. Hij had een goed verhaal en een pragmatische aanpak. In heldere woorden vertelde hij hoe we in minder tijd meer kunnen doen en hoe we tegelijk onze kwaliteit kunnen verhogen.’

Enthousiast vertelt Hans van der Plas waarom zijn bedrijf twee jaar geleden de deur opende voor Bob Smets, sales manager bij Link-it.

Losse pakketjes
Hans: ‘We staan bekend om het duurzaam onderhoud van vastgoed en hebben vaste samenwerkingsverbanden met woningcorporaties en retail. Concreet betekent het dat we voor hun vastgoed onderhoudsscenario’s op de lange termijn uitwerken. We zijn ambitieus in onze groei. We beseften echter niet dat onze verouderde manier van werken de groei belemmerde. Tot twee jaar geleden werkten we nog met papieren formulieren en enquêtes. Onze data waren losse pakketjes, opgeslagen in verschillende systemen. We konden klanten niet makkelijk inzicht geven in resultaten. Daar wilden we vanaf. We wilden de werkvloer digitaliseren en een stevige digitale fundering hebben waarop we verder kunnen bouwen. Daarom zijn we de samenwerking met Link-it aangegaan.’

Schakel
‘Voordat je begint, is het zaak dat je begrijpt wat een bedrijf doet’, stelt Bob. ‘Dus ga je rondkijken in de interne keuken. Hoe verlopen de processen? Wat is relevant? Hoe kan het bedrijf relevant(er) zijn voor zijn klanten? Hoe kunnen wij daaraan bijdragen? Hoe kunnen we deze klant verder helpen op de digitale weg? Hoe krijgen we de medewerkers mee? Kunnen we de verwachtingen waarmaken? Het antwoord op dit soort vragen krijg je door pragmatisch naar het bedrijf te kijken. Dan pas kun je ook fungeren als schakel tussen de klant en de klant van de klant en kun je businesspartneren.’

Los van elkaar
‘Link-it is ICT-businesspartner van veel installatie-, bouw- en onderhoudsbedrijven’, gaat Bob verder. ‘We zijn hun businesspartner als het gaat om het digitaliseren van hun processen en documenten. In deze sector verlopen veel processen nog steeds analoog of los van elkaar. Mensen zijn vooral bezig met hun vak en hebben soms moeite met de digitale slag die moet worden gemaakt. Ogenschijnlijk eenvoudige processen kosten daardoor te veel tijd. Ook het omzetten van analoge gegevens naar concrete digitale resultaten is allesbehalve eenvoudig. Dit soort bedrijven kan dus nog een flinke efficiencyslag maken. Dat was ook het geval bij Gebroeders van der Plas. Het bedrijf heeft gepassioneerde medewerkers die gedisciplineerd werken. Maar met de tools die ze ter beschikking hadden konden ze niet prettig en efficiënt samenwerken. Met deze nieuwe gereedschappen kunnen ze zowel inhoudelijk áls procesmatig vakwerk leveren.’

Tijdrovend
Hans legt uit: ‘De mensen op de werkvloer hebben met een hoop formulieren te maken: keuzeformulieren, tevredenheidsformulieren, kennismakingsformulieren, inventarisatieformulieren. Stuk voor stuk worden die manueel ingevuld. Later worden alle gegevens verzameld en verwerkt in Excelsheets. Dat is ontzettend tijdrovend. Laat staan dat je er sturende analyses op kunt loslaten. Nu gebeurt alles digitaal en haast vanzelf. Gegevens worden meteen verwerkt. Met één klik kunnen onze medewerkers én onze opdrachtgevers op een dashboard de stand van zaken zien. Alles is up-to-date. En dat 24/7. Die manier van werken werkt niet alleen efficiënter maar zorgt ook voor meer openheid en transparantie. Het levert ook iets op voor medewerkers en klanten.’

Andere manier
Randy Nieraeth van Link-it over de aanpak bij Gebroeders van der Plas: ‘We houden het klein en beginnen met één projectteam. Het team bestaat uit medewerkers die de kar kunnen en willen trekken. De mindset op de werkvloer moet immers volledig om. Vervolgens pakken we proces per proces aan. We komen snel met resultaten, zodat mensen willen meedoen. Na een speedrun van twee weken, gaan we over op de praktijk. Concreet betekent het dat we Microsoftstandaardtools inzetten en inrichten op een manier dat het voor de klant werkt. Daarna worden de medewerkers getraind in de nieuwe manier van werken én denken. Doordat bedrijven vaak zelf een hoop tools in huis hebben, zien medewerkers door de bomen het bos niet meer. Iedereen werkt verschillend. We zorgen ervoor dat alle data binnen het Microsoft Office 365 platform blijft. Daardoor is er minder software nodig, hou je grip op de kosten én voorkom je moeilijk maatwerk.’

Slimmer
Hoe denkt Hans over de situatie vroeger en nu? ‘Ongewild doe je wat je altijd deed. Omdat het goed ging, ga je zo door. Maar wat ik voorheen normaal vond, zie ik nu met andere ogen. Ik besefte dat het beter en slimmer moest. Ook voor onze klanten. Digitalisering van onze processen en documenten zorgt voor tijdwinst. Medewerkers kunnen meer doen in minder tijd of kunnen andere dingen doen omdat er tijd overblijft. Ze hebben minder stress en meer tijd voor de bewoners. Dat komt de kwaliteit ten goede. Doordat we data sneller kunnen analyseren, kunnen we bovendien beter sturen op feiten en hebben we meer grip op het proces. Het kwartje is gevallen’, lacht Hans. ‘Meer nog, samen met Link-it kijken we waar nog meer winst te behalen valt.’

Looppas
‘Op een bepaald moment zet je een eerste stap. Je geeft elkaar de hand en gaat verder’, zegt Bob Smets over het traject dat Link-it met Gebroeders van der Plas aflegt. ‘De ene keer doe je rustig aan, de andere keer ga je in looppas. Maar altijd weer staat het leveren van toegevoegde waarde voorop.’

Tekst: Gerda Baeyens
Fotografie: Marjo van de Peppel