Waar bij veel bedrijven na de aankondiging van de lockdown het plotseling muisstil werd, stond de telefoon bij ICT-bedrijf Dotcombusiness juist roodgloeiend. ‘Mensen moesten ineens zoveel mogelijk vanuit huis gaan werken. Gelukkig hebben voor uitstrevende bedrijven zoals Van Lent Systems tijdig op de coronamaatregelen ingespeeld’, zegt Luuk van den Berg van Dotcombusiness.

Nog ruim voor de lockdown-aankondiging stelde de directie van Van Lent Systems een noodplan op. ‘We brachten in kaart wat er op ICT-gebied moest gebeuren. Dit plan omvatte onder meer extra licenties voor externe werkplekken en werkplekinrichting voor thuis’, vertelt Frank van Ewijk van Van Lent Systems. Sinds ruim twee jaar werkt het bedrijf samen met Dotcombusiness. ‘We zochten een proactieve partij, die stapsgewijs met ons meegroeit. Luuk geeft aan wanneer er nog even iets geparkeerd kan worden, maar ook als het beter is om juist snel te schakelen. Ook ons noodplan is in nauw overleg met hem opgesteld.’ Voor Luuk was het prettig dat de afstemming van dit plan in een vroeg stadium plaatsvond. ‘Na de lockdown-aankondiging moesten we zo’n 250% aan uren draaien, terwijl drie van onze twaalf medewerkers thuiszaten met coronaklachten. Dat was flink aanpoten, maar het is gelukt om al onze relaties van een passende oplossing te voorzien.’

Uitpuilend magazijn
Van Lent Systems is een leverancier van innovatieve producten voor slechtziendheid, pijnbestrijding en incontinentie. ‘Wij werken veelvuldig samen met verzekeraars en zorgaanbieders. Hulpmiddelen zoals een beeldschermloep worden door ons rechtstreeks bij de hulpbehoevende geleverd en uitgelegd door onze medewerkers. Ons i-Pulz, TENS-apparaat voor pijnbestrijding, wordt verstuurd per post of het wordt via samenwerkende ziekenhuizen bij de hulpbehoevende geleverd. Veelal worden deze hulpmiddelen in bruikleen geleverd. Ze blijven dus eigendom van de verzekeraar’, legt Frank uit. De afgelopen periode puilde het magazijn uit met hulpmiddelen. Frank: ‘Normaal gesproken is er een flinke doorstroom. Vanwege corona konden we echter niet uitleveren, omdat de meeste orders naar kwetsbare doelgroepen gaan. En door het hogere aantal sterfgevallen onder hen moesten we helaas vaker hulpmiddelen ophalen. Dat leverde de nodige logistieke en administratieve uitdagingen op.’

Extra beveiliging
In verband met de strenge privacywetgeving rondom medische gegevens en ISO-certificeringen is beveiliging voor Van Lent Systems een belangrijk aandachtspunt. Zeker als er vanuit huis wordt gewerkt. ‘Een up-to-date firewall helpt om indringers buiten te houden. Daarvoor hebben we een dubbele verificatie ingevoerd, zodat je per sms een toegangscode voor het systeem krijgt toegezonden. Alleen bevoegde personen hebben dan toegang tot de bedrijfsgegevens’, legt Luuk uit. De volgende stap voor Van Lent Systems is een nieuw ERP-systeem. Hierbij biedt Dotcombusiness ondersteuning. Luuk: ‘We zorgen ervoor dat er voldoende servercapiteit beschikbaar is en besturingssystemen optimaal ingesteld zijn. Met een fabriek in Ierland en vestigingen in Duitsland en België vindt er onderling veel data-uitwisseling plaats. Met een hybride ICT omgeving van lokale systemen gekoppeld aan Microsoft 365 zijn gegevens overal beschikbaar.’ Frank:‘De coronacrisis leert dat ICT een cruciale rol speelt in de continuïteit van je bedrijf. Daar moet je in blijven investeren.’