Hoe maakbedrijven meer halen uit de systemen die ze al hebben

Digitalisering hoeft niet altijd te beginnen met de aanschaf van nieuwe software. Veel maakbedrijven beschikken al over een stevige digitale basis. ERP-software ondersteunt planning, voorraad, inkoop en productie, terwijl andere systemen worden gebruikt voor logistiek, kwaliteitscontrole en specifieke processen op de werkvloer.

Toch betekent een goed ingericht IT-landschap niet automatisch dat iedere dagelijkse handeling efficiënt verloopt. Medewerkers schakelen soms nog tussen verschillende schermen, voeren dezelfde gegevens meerdere keren in of gebruiken Excel en e-mail om stappen tussen systemen op te vangen.

Daar ligt voor veel bedrijven nog ruimte om slimmer te werken: niet door opnieuw te beginnen, maar door meer te halen uit wat er al staat.

ERP als stabiele basis van de operatie

Een ERP-systeem vormt bij veel productie- en distributiebedrijven het hart van de bedrijfsvoering. Orders, materialen, voorraad, inkoop en productiegegevens komen er samen.

Voor organisaties die met Infor M3 werken, geldt hetzelfde. M3 ondersteunt complexe productie-, logistieke en supplychainprocessen en bevat de gegevens waarop veel dagelijkse beslissingen zijn gebaseerd.

Juist daarom is het niet altijd wenselijk om voor iedere nieuwe behoefte aan de ERP-kern te sleutelen. Een extra goedkeuringsstap, een mobiel scherm voor een operator of een koppeling met een extern systeem lijkt op zichzelf misschien klein, maar veel maatwerk in het ERP kan beheer en toekomstige wijzigingen complexer maken.

De eerste vraag hoeft daarom niet altijd te zijn welk nieuw systeem nodig is. Het kan minstens zo relevant zijn om te kijken hoe bestaande systemen beter kunnen aansluiten op het werk dat medewerkers daadwerkelijk uitvoeren.

Waar de praktijk verder gaat dan één ERP-transactie

Op de werkvloer bestaat een proces zelden uit één enkele transactie.

Neem de ontvangst van materialen. Een levering wordt geregistreerd, maar daarna kan ook een kwaliteitscontrole nodig zijn. Bij een afwijking moeten mogelijk foto's worden toegevoegd, een reden worden vastgelegd en een kwaliteitsmanager of inkoper worden betrokken voordat het proces verder kan.

Hetzelfde geldt voor productie, picking en verzending. De basistransactie kan in het ERP worden verwerkt, terwijl het volledige proces uit meerdere stappen, medewerkers en soms verschillende systemen bestaat.

Infor Factory Track ondersteunt magazijn- en productieactiviteiten die met M3-transacties samenhangen. In de dagelijkse praktijk kunnen organisaties daarnaast workflows nodig hebben die verder gaan dan de transactie zelf, bijvoorbeeld voor goedkeuringen, uitzonderingen, aanvullende informatie of gegevens uit andere applicaties.

Daar ontstaat ruimte om bestaande ERP-processen uit te breiden zonder de kern van het systeem telkens opnieuw aan te passen.

Niet vervangen, maar slimmer uitbreiden

Dat biedt een ander perspectief op digitalisering.

In plaats van een bestaand ERP-systeem te vervangen of steeds verder te customizen, kan een bedrijf bepaalde processen eromheen flexibeler maken. Het ERP kan verantwoordelijk blijven voor de kerngegevens en transacties. Een aanvullende workflowlaag ondersteunt hoe medewerkers met die informatie werken en hoe een proces van de ene stap naar de volgende gaat.

Voor een magazijnmedewerker kan dat betekenen dat alleen de informatie wordt getoond die voor de volgende taak nodig is. Een productiemedewerker kan een handeling direct vanaf een mobiel apparaat rapporteren. Bij een afwijking kan automatisch een goedkeuringsproces worden gestart.

Zo hoeft een medewerker niet voortdurend te bepalen in welk systeem de volgende stap moet worden uitgevoerd.

Voor maakbedrijven is dat een belangrijk uitgangspunt. Digitalisering hoeft geen groot vervangingsproject te zijn. Ook kleinere verbeteringen in bestaande processen kunnen helpen om handmatige stappen te verminderen en informatie sneller beschikbaar te maken op de werkvloer.

Van Factory Track-transactie naar compleet proces

Voor bedrijven die al met Infor M3 en Factory Track werken, kan deze aanpak heel concreet worden.

Factory Track kan de operationele transactie ondersteunen. Daaromheen kunnen echter aanvullende stappen nodig zijn: een kwaliteitscontrole, goedkeuring, melding, documentatie of informatie uit bijvoorbeeld een MES, WMS, CRM of transportsysteem.

Met workflows rond Infor M3 en Factory Track met Novacura Flow kunnen zulke aanvullende processen worden gekoppeld aan bestaande M3-transacties. Flow voegt workflowautomatisering, mobiele applicaties en koppelingen met andere bedrijfssystemen toe, terwijl Infor M3 het centrale ERP-systeem blijft.

De gegevens kunnen in twee richtingen met M3 worden gesynchroniseerd. Medewerkers kunnen werken via smartphones, tablets, desktops of scanners, afhankelijk van de taak en werkomgeving.

Het doel is dus niet om Factory Track of M3 te vervangen. Het gaat erom transacties die al goed worden verwerkt onderdeel te maken van een vollediger bedrijfsproces.

Meer uit dezelfde M3-omgeving halen

Een dergelijke aanpak kan op verschillende plaatsen binnen de operatie waarde toevoegen.

Een ontvangstproces kan bijvoorbeeld worden uitgebreid met een kwaliteitscontrole en goedkeuring. Een productieproces kan medewerkers een vereenvoudigde mobiele interface bieden voor rapportage. Een uitzondering kan automatisch naar de juiste verantwoordelijke worden gestuurd, zonder dat iemand eerst een e-mail hoeft te versturen of informatie handmatig moet overnemen.

Ook systemen buiten M3 kunnen onderdeel worden van dezelfde workflow. Denk aan WMS, MES, CRM, TMS, IoT-oplossingen en andere cloudapplicaties.

Daarmee verschuift de aandacht van de afzonderlijke applicatie naar het proces als geheel.

Dat is belangrijk omdat medewerkers uiteindelijk niet bezig zijn met ERP, MES of CRM als losse systemen. Zij willen een order verwerken, materiaal boeken, een kwaliteitscontrole uitvoeren of een zending afronden. Hoe minder zij daarbij de technische grenzen tussen systemen merken, hoe beter de bestaande software het dagelijkse werk ondersteunt.

Digitaliseren zonder opnieuw te beginnen

Voor maakbedrijven hoeft de volgende stap in digitalisering dus niet automatisch een nieuw systeem te zijn.

Het kan minstens zo waardevol zijn om te kijken naar de processen rondom de software die al aanwezig is. Waar voeren medewerkers dezelfde gegevens twee keer in? Waar wachten ze op informatie uit een andere applicatie? Welke processen verlopen nog via Excel of e-mail? En waar sluit een bestaand scherm niet goed aan op de medewerker die ermee moet werken?

Dat zijn concrete verbeterpunten die vaak stap voor stap kunnen worden aangepakt.

Voor organisaties die al in een ERP-platform zoals Infor M3 hebben geïnvesteerd, is dat een logisch uitgangspunt. De digitale basis blijft staan, terwijl processen eromheen kunnen meegroeien met de onderneming.

Slimmer digitaliseren betekent dan niet automatisch méér systemen toevoegen. Het betekent vooral zorgen dat de systemen die er al zijn beter samenwerken en beter aansluiten op de manier waarop mensen daadwerkelijk werken.