Personeelstekort? Misschien heb je vooral een planningsprobleem

De agenda zit vol, klanten blijven bellen en je medewerkers hebben nauwelijks ruimte voor een extra afspraak. Een extra collega aannemen lijkt dan al snel de meest logische oplossing. Zeker bij bedrijven die dagelijks bij klanten op locatie werken. Toch betekent een volle planning niet automatisch dat je te weinig mensen in dienst hebt. Soms gaat er vooral veel tijd verloren rondom het werk zelf.

Denk aan het inplannen van afspraken, terugbellen van klanten, verschuiven van tijdstippen en rijden tussen verschillende adressen. Een monteur kan zijn vak uitstekend verstaan, maar heeft daar weinig aan als een groot deel van de werkdag achter het stuur verdwijnt. Wie meer uit een bestaand team wil halen, doet er daarom goed aan eerst naar de planning te kijken.

Capaciteit zit niet alleen in het aantal medewerkers

Bij groei kijken ondernemers vaak als eerste naar personeel. Meer aanvragen vragen immers om meer mensen om het werk uit te voeren. Maar capaciteit wordt niet alleen bepaald door hoeveel medewerkers je hebt. Het gaat ook om hoeveel van hun beschikbare uren daadwerkelijk aan klanten kunnen worden besteed.

Vooral bij servicebedrijven kan daar ongemerkt veel tijd verloren gaan. De eerste afspraak vindt bijvoorbeeld plaats in Tilburg, de volgende in Breda en daarna staat er weer een klant in de buurt van Tilburg gepland. Iedere afspraak past afzonderlijk prima in de agenda. De werkdag als geheel is alleen niet efficiënt ingedeeld.

Een kwartier extra rijden lijkt op zichzelf misschien niet veel. Gebeurt dat meerdere keren per dag en bij meerdere medewerkers, dan loopt de verloren tijd snel op.

Kijk verder dan de afspraak zelf

Hetzelfde geldt voor de tijd die nodig is om een afspraak überhaupt in de agenda te krijgen.

Een klant belt terwijl een medewerker aan het werk is. Later wordt er teruggebeld, maar dan neemt de klant niet op. Vervolgens komt er een mail met een paar mogelijke momenten en moet opnieuw in de agenda worden gekeken. Voor één afspraak zijn zo meerdere contactmomenten nodig.

Dat werk hoort bij de dagelijkse bedrijfsvoering, maar levert op zichzelf niets op. Het is daarom interessant om te kijken welke stappen klanten zelfstandig kunnen uitvoeren.

Met een online boekingssysteem kunnen klanten bijvoorbeeld zelf een beschikbaar moment kiezen. Dat scheelt handmatig contact en maakt het voor de klant mogelijk om een afspraak te plannen wanneer het hem of haar uitkomt.

Daarmee is echter nog niet ieder planningsprobleem opgelost. 

Een vrije plek is niet altijd een goede plek

Veel digitale agenda’s kijken vooral naar beschikbaarheid. Is er tussen 13.00 en 14.00 uur ruimte, dan kan een klant dat moment boeken.

Voor een adviseur die vanuit huis videobelt is dat meestal prima. Voor een installateur, onderhoudsmonteur of andere dienstverlener die naar klanten toe rijdt, speelt locatie ook een rol.

Een vrij uur tussen twee afspraken kan op papier beschikbaar zijn, terwijl de klant op zo’n afstand zit dat de medewerker daarna een flinke omweg moet maken. De agenda raakt daarmee voller, maar de werkdag wordt niet noodzakelijk productiever. 

Juist daar valt voor bedrijven met veel afspraken op locatie winst te behalen. Niet alleen kijken óf iemand beschikbaar is, maar ook waar die medewerker zich gedurende de dag bevindt. 

Laat de route onderdeel worden van de planning

Dat principe wordt inmiddels ook toegepast in planningssoftware. Schedulinq laat klanten bijvoorbeeld zelf een afspraak kiezen, maar toont alleen momenten die logisch aansluiten op de afspraken die al in de agenda staan. Op schedulinq.com is te zien hoe beschikbare momenten op basis van locatie worden gefilterd.

Daardoor ontstaat de route tijdens het boeken. Een klant die dicht bij een bestaande afspraak woont, krijgt andere mogelijkheden te zien dan iemand aan de andere kant van het werkgebied. 

Volgens cijfers van Schedulinq zorgt deze manier van plannen gemiddeld voor 18% minder reistijd en ruimte voor 20% meer afspraken op een dag.

Het interessante daarvan is niet alleen dat medewerkers minder kilometers maken. Tijd die eerst opging aan reizen, kan weer beschikbaar komen voor het werk waarvoor klanten daadwerkelijk betalen.

Automatiseren hoeft niet te betekenen dat alles anders moet

Bij automatisering ontstaat al snel het beeld dat je meteen dure software voor je hele organisatie nodig hebt. Voor het slimmer plannen van klantafspraken hoeft dat niet zo te zijn. 

Je kunt bijvoorbeeld alleen het maken van afspraken automatiseren. Klanten kiezen dan zelf een geschikt moment, terwijl de software rekening houdt met de afspraken en locaties die al in de agenda staan. Zo hoef je minder heen en weer te bellen en ontstaat er tegelijkertijd een efficiëntere route.

Daarvoor hoeft je bestaande CRM systeem niet vervangen te worden. Een oplossing als Schedulinq kan juist naast de software die je al gebruikt functioneren. Zo pak je één tijdrovend onderdeel van het werk aan, zonder dat je de rest van je bedrijfsvoering opnieuw hoeft in te richten.

Eerst slimmer plannen, daarna pas uitbreiden

Natuurlijk lost een betere planning een echt personeelstekort niet op. Als er structureel meer werk ligt dan een team kan uitvoeren, zijn extra medewerkers uiteindelijk nodig.

Maar het is zonde om nieuw personeel te zoeken voor uren die nu verloren gaan aan bellen, plannen en onnodig rijden.

Wie tegen de grenzen van de capaciteit aanloopt, kan daarom eerst eens naar een gemiddelde werkweek kijken. Hoeveel uren gaan daadwerkelijk naar klanten? Hoeveel tijd zit er tussen afspraken? En hoeveel handelingen zijn nodig voordat een klant überhaupt in de agenda staat?

Misschien blijkt dan dat de volgende stap in de groei niet direct een extra medewerker is, maar een planning die meer uit het bestaande team haalt.