In de wereld van ICT wordt Microsoft veelal gezien als een machtige, onbereikbare reus. Verscholen achter dikke muren ontwikkelen ’s werelds beste programmeurs ’s werelds meest geavanceerde softwaretechnologie, die onbereikbaar is voor de ‘gewone’ ondernemer. 'Niets is minder waar', stelde directeur Erik van Driel van GAC Business Solutions een tijd geleden tijdens een meeting. 'Als er een bedrijf is dat transparant is en midden in de samenleving staat, is het Microsoft wel. Ons eigen succes is daar het bewijs van. Wij bieden businessoplossingen op basis van Microsoft producten, waar medewerkers van allerlei soorten bedrijven - groot, middelgroot en soms ook klein - dagelijks op vertrouwen. Als Microsoft niet weet waar het in het dagelijks leven om draait, zou het nooit zulke succesvolle technologieën kunnen ontwikkelen. En dan kunnen wij niet een significante bijdrage leveren aan het succes en de groei van onze klanten.'

Om Regio Business te overtuigen, kregen we een uitnodiging voor een bezoek aan Microsoft Nederland. Op 28 juni arriveerden we op het hoofdkantoor, gelegen bij Schiphol. Heleen van Offenbeek-Kornegoor, directeur Microsoft Business Solutions Nederland wachtte ons op en heette ons welkom. Erik van Driel leek nu al gelijk te krijgen. Weliswaar word je bij de ingang nauwgezet geregistreerd en krijg je alleen toegang op uitnodiging, maar ben je eenmaal binnen dan heerst een sfeer van rust en creativiteit. Het gebouw is imponerend maar het heeft niets van een geheimzinnig datacentrum waar programmeurs zich in het zweet werken achter muren van beeldschermen. Flexibele werkplekken en open bespreekruimtes nodigen uit om alleen én samen met collega’s aan het werk te gaan. De ruim bemeten spreekruimte waar wij in plaatsnemen lijkt nog het meest op een luxe maar gezellige living. Zelfs Heleen van Offenbeek is niet gekleed zoals je van een directeur verwacht. Al merk je meteen tot welk kaliber zij behoort, wanneer zij onze eerste vraag beantwoordt.

GAC werkt volgens een groeiformule: Klant x GAC x Microsoft. Hoe sluit dit aan op de filosofie van Microsoft?
Heleen: 'De klant staat voor ons beiden voorop. De Groeiformule van GAC staat in lijn met de missie van Microsoft: ‘To realize your potential’. Hoe kunnen wij - aan de hand van technologie - mensen en bedrijven helpen hun potentieel waar te maken, ofwel te groeien? Dat doen wij door het leveren van technologie in de breedste zin des woords. GAC is een van onze vaste partners die deze technologieën als het ware geschikt maakt voor de branches Groothandel, Productie en Zakelijke Dienstverlening. GAC maakt dus de vertaalslag naar specifieke behoeftes van een bedrijf.' Erik: 'Dat klinkt wellicht zweverig, maar in de praktijk behalen onze klanten hun groeidoelstellingen dankzij deze werkwijze. We weten, ook in deze tijd van recessie, wat er nodig is om te besparen, te stabiliseren en wat er uitgesteld kan worden. Groei betekent momenteel niet per se omzet laten stijgen. Het is ook slim om te investeren in zaken die binnen een jaar rendement opleveren. Hierbij stellen we niet de technologie centraal, maar de dagelijkse bedrijfsbehoefte van de klant. Deze vullen we in met de beschikbare kennis, ervaring en techniek die we na ruim 400 implementaties hebben opgedaan. Denk aan concrete zaken als projectadministratie, aan calculatieprocessen, beheersing van documentstromen.'

          

Hoe zorgen jullie er onderling voor dat de juiste vertaalslag wordt gemaakt van een klantvraag tot de ontwikkeling van nieuwe Microsoft techniek?
Heleen: 'We maken op verschillende manieren investeringskeuzes. Zo kijken we met een denktank continu 15 tot 20 jaar vooruit: hoe ontwikkelt de wereld zich, hoe ontwikkelt het bedrijfsleven zich, hoe gaan mensen om met digitale informatie? Aan de hand daarvan stellen we productplannen op en maken we investeringskeuzes. Die overleggen we met partners als GAC, die ons terugkoppeling uit de praktijk geven. Zij leren ons hoe de klant van nu onze producten ervaart.' Erik: 'Daarnaast krijgen onze klanten toegang tot zaken als de Microsoft Customer Source en gebruikersverenigingen. Daar kunnen zij ervaringen delen en input geven waar wij direct wat mee doen. Het is een symbiose. Microsoft heeft er de middelen en de mensen voor om zover vooruit te kijken. GAC kan haar ervaring in de branches Groothandel, Zakelijke Dienstverlening en Productie spiegelen aan de ontwikkelingen die Microsoft voorziet. Zo beleven onze klanten direct voordeel aan de investeringen die Microsoft doet. En door de samenwerking houd je elkaar scherp. Wij zien vaak de praktische zaken bij een klant, Microsoft houdt de macro-economische ontwikkelingen in de gaten. Daardoor ontwikkelen wij niets dat de markt over 10 jaar niet meer nodig heeft. Al onze energie steken we in concrete verbeterpunten voor de klant.'

Wordt een bedrijf automatisch beter als het werkt met Microsoft Dynamics NAV?
Heleen: 'Vooraanstaande ERP-technologie alleen helpt een bedrijf niet beter te worden. Het gaat om de mensen die ermee werken. Zij moeten de data goed invoeren, zij moeten het op de juiste manier leren interpreteren, managers moeten weten hoe zij hun teams beter kunnen aansturen. Om dat voor elkaar te krijgen, moeten de bedrijfsprocessen goed gedefinieerd zijn. Daar ligt een belangrijke taak voordat een bedrijf begint aan de implementatie van ERP.' Erik: 'Traditioneel zijn wij leverancier van software. Uit ervaring kunnen wij zeggen dat ERP alleen slaagt als de bedrijfsprocessen goed zijn ingericht. Daarom bekleden wij steeds meer de rol van businesspartner. We sparren eerst met directie en management over waar zij naartoe willen. Pas daarna kijken we wat er technisch nodig is. Dat lijkt vreemd als je het hebt over software maar het is de beste manier om snel resultaat te boeken.' Heleen: 'Alles draait om feiten. Iemand
die bezig is met een verkoopproces, heeft ook te maken met marketing, productie- of projectafdelingen en service. Om een goede deal te sluiten, moet men weten wat het totale proces kost, wat het opbrengt, wat het voor de toekomst betekent. Dit soort zaken kan haarfijn in kaart worden gebracht door Microsoft Dynamics NAV en alle omringende producten.'

Rolgebaseerd werken
Heleen: 'Dit is niet zozeer een technologie, als wel een benaderingswijze bij het ontwikkelen van businessoplossingen. Net als altijd staat het raadplegen en vullen van de database centraal. Maar de manier waarop men dit doet is wezenlijk anders. Werkt iemand vooral in Microsoft Office, dan kan hij vanuit hier bijdragen aan de verrijking van de database. Werkt iemand vooral in het financiële pakket, dan hoeft hij juist niet meer in Office. Werkt iemand thuis, dan kan een webportaal worden benaderd dat in verbinding staat met de database. Iedereen wordt gefaciliteerd op de manier waarop hij dat gewend is. Zo is er minimale training nodig en kan men intuïtief met onze producten werken.' sharepoint Erik: 'Dit is een snel opkomende technologie voor interne en externe samenwerking. Klanten, collega’s, partners en leveranciers kunnen kennis en informatie delen via een portaal. Teksten bewaren, informatie terugzoeken, per dag ben je er soms wel een half uur mee kwijt. De krachtige search-engine in SharePoint bespaart je makkelijk een half uur per dag. En het zorgt voor eenvoudig delen van kennis. In een bedrijf met 150 mensen boek je hier dagelijks een enorme tijdswinst mee. De investering is dan bij wijze van spreken binnen 6 maanden terugverdiend.'