Is uw betalingsverkeer al aangepast naar Europese richtlijnen? bent u klaar voor sEPA met IbAn? Rianne Hendriks, adviseur Financiële Logistiek Rabobank Tilburg en omstreken, is onder de indruk van de aanpak van Erick de veer, plaatsvervangend teamleider control bureau Ons Middelbaar Onderwijs (OMO). Hij geeft tips & tricks.

Het hart van uw onderneming moet blijven kloppen. Het is daarom van groot belang dat uw betalingsverkeer tijdig voorbereid is op SEPA (Single Europe Payments Area) en over is op IBAN (International Bank Account Number). De deadline is 1 februari 2014. Rianne onderstreept dat het nu vijf voor twaalf is: ‘Ondernemers kunnen inkopen en verkopen, maar als het betalingsverkeer straks stil komt te liggen, gebeurt er niets meer. Dus ondernemer, neem uw verantwoordelijkheid en kom nú in actie!’

Impact
Brussel heeft de richtlijnen en bestandsformaten voor het Europees betalingsverkeer veranderd. Er gelden nieuwe spelregels. Iedereen moet op 1 februari over zijn op IBAN. Het grootste gedeelte van Nederland ervaart deze noodzaak niet, omdat het op de achtergrond gebeurt. Rekeningnummers van particulieren worden automatisch omgezet door de banken. Maar voor bedrijven verandert er veel. De spelregels voor het betalingsverkeer zijn veel strenger, de manier van verwerken is anders en de software moet worden aangepast. Rianne: ‘Ik hoor klanten wel eens zeggen: ‘Ik doe geen zaken met het buitenland, dus het raakt me niet.’ Maar dat is een misverstand! Doe de SEPA-Check op onze site.’ Ons Middelbaar Onderwijs verwerkt grote aantallen mutaties en daar is veel geld mee gemoeid. De vereniging van scholen heeft 6.500 personeelsleden, 63.000 leerlingen en verwerkt 100.000 inkoopfacturen. Na de eerste berichtgevingen in 2012 omtrent SEPA heeft Erick een werkgroep geformeerd met uit iedere discipline een vertegenwoordiger om deze implementatie succesvol uit te rollen. Erick: ‘We kunnen in dit traject geen risico lopen, wij willen op 1 december aanstaande OMObreed overgaan. Wij zijn niet de eerste organisatie die overgaat op SEPA, maar zeker  niet de laatste. Toch merk ik in mijn omgeving dat er maar weinig voorlopers zijn.’

Dubbele controle
In samenspraak met de scholen, administratieve medewerkers en ICT beheerders, is het plan van aanpak opgesteld. Rianne is als adviseur Financiële Logistiek bij het traject betrokken. OMO schaft de acceptgiro’s af in verband met de grote administratieve lasten vanuit de SEPA-regelgeving. Erick legt uit: ‘Alle betalingen aan leveranciers binnen Europa lopen via de crediteurenadministratie en niet meer rechtstreeks via bankrekeningen.’ Gerenommeerde softwareleveranciers zijn goed voorbereid op SEPA en leveren onversietools om bankrekeningnummers om te zetten. ‘Toch is een dubbele controle raadzaam’, waarschuwt de plaatsvervangend teamleider, ‘OMO gebruikt www.ibanbicservice.nl. Met deze service, ondersteund door de Nederlandse banken, kun je de Nederlandse rekeningnummers omzetten naar de bijbehorende IBAN en BIC nummers.’

Laatste update
Erick is trots op de manier van aanpak. ‘Ik heb me minder zorgen hoeven maken omdat we het zo breed in de organisatie hebben getrokken. Er waren geen extra struikelblokken, we hebben vooruit gekeken en bewuste keuzes gemaakt om tegelijk een efficiencyslag te maken. De overgang naar SEPA en IBAN kost veel tijd en vraagt gewenning in de eigen organisatie’, aldus Erick. Rianne attendeert tot slot op het aantal werkbare dagen tot 1 februari 2014 en de bulk eindejaarswerkzaamheden zoals eindejaarsuitkeringen, jaarbegroting en jaarrekening die op ondernemers afkomt. Sommige bedrijven hebben ook een aantal implementatieloze dagen. ‘Het is 1 februari 2014 voor je het in de gaten hebt. Wacht niet, doe de SEPA-Check op www.rabobank.nl/sepacheck. U bent aan zet!’