Bedrijven hebben vandaag de dag geen andere keuze dan informatieprocessen te digitaliseren. Een tijdrovende, intensieve bezigheid die ten koste gaat van de Core Business, ware het niet dat Ricoh ondernemers op dit vlak ontzorgt en problemen vertaalt in oplossingen.

'Technologie kun je kopen, klanten niet; die moet je koesteren', zegt Carol Dona, CEO Ricoh Nederland. ‘Zijn’ organisatie voorziet daarom niet alleen in hoog-technologische informatielogistiek maar garandeert tevens met de local-to-local policy van de Ricoh Document Centers dat klanten een permanente, persoonlijke en vertrouwde gesprekspartner in de buurt hebben. Peter van Zelst en Raymond van Beers - zelfstandige ondernemers binnen de Ricoh-organisatie weten immers hoe belangrijk het is om er 24/7 voor je klanten te zijn.

Andere behoeftes
'Al in 1994-'95 was er sprake van een paperless office (clean desk). Ricoh besefte dan ook al te goed dat het louter kopiëren van documenten achterhaald zou worden door de toenemende digitalisering en dat de overstap naar de IT-wereld van cruciaal belang was', vertelt Carol Dona. 'Dat zeg ik nu wel gemakkelijk maar toentertijd impliceerde het een gigantische omschakeling: voor een organisatie die gericht was op het zoveel mogelijk uitzetten van producten werd het zaak te focussen op de informatieprocessen van de klant, en meer nog, oplossingen aan te dragen om die processen te optimaliseren. Het leveren en onderhouden van machines moest plaatsmaken voor inzicht in de archiverings-, sales-, inkoop- en facturatieprocessen van de klant. Wij mogen ons gelukkig prijzen dat Ricoh toen al overtuigd was van de noodzaak om die stap te zetten, want het heeft ervoor gezorgd dat wij vandaag méér dan klaar zijn om klanten te ontzorgen als het gaat om het digitaliseren van hun informatieprocessen. Twintig jaar geleden ging het om het kopiëren van documenten; anno 2011 komt het erop aan dat de klant om het even welk document - digitaal of fysiek - op elk moment, waar dan ook, in een voor hem belangrijk formaat tegen een heel acceptabele prijs op zijn bureau vindt. Dat is de kern van onze bedrijfsvoering en daarvoor doen wij het; klanten zijn namelijk zonder meer ons meest waardevolle asset; pas als wij erin slagen de problemen waarvan zij wakker liggen, te vertalen in oplossingen, zijn wij geslaagd in onze missie.'


Kennis, kunde & vertrouwen
Sinds kort heeft Ricoh de dienstverlening aan het MKB uitgebreid met IT-services. 'Voortaan gaan wij MKB-bedrijven ook pc’s, server-, netwerk- en een aantal voiceoplossingen aanbieden,' legt Raymond van Beers uit, 'op die manier kunnen wij fungeren als een one-stop-shop voor onze klanten. Concreet betekent het dat wij de integrale informatielogistiek  zowel de voor als de achterkant van het informatieproces kunnen leveren. Die totaaloplossing benadrukt het streven om de klant zoveel mogelijk te ontzorgen. Als wij het digitaliseren van informatieprocessen van hem overnemen, kan hij zich namelijk (opnieuw) volop richten op de productiviteit van zijn onderneming, het netwerken of andere prioriteiten.' 'Het grote voordeel is dat klanten ons al kennen,' voegt Peter van Zelst eraan toe, 'klanten waarderen echter ook dat wij hén kennen en dat wij ons hebben verdiept in hun bedrijf, hun branche en concurrenten. Zij vertrouwen ons omdat zij weten wat wij voor hen (kunnen) betekenen. Dat er een grote kennisorganisatie zit achter de kleinmazige, persoonlijke benadering van de Ricoh Document Centers, houdt een unieke, toegevoegde waarde voor hen in. Internet heeft de markt veranderd, de behoeften van de klanten zijn veranderd, er zijn miljarden twitteraars en applets, de sociale media zijn niet meer weg te denken in onze maatschappij. Ricoh heeft bewezen alle veranderingen altijd een stapje voor te zijn. Nu nog onze klanten; door op ons te vertrouwen, neemt hun informatieproces eveneens een enorme stap voorwaarts.'

Living showroom
Inmiddels bouwt Ricoh in het Paleiskwartier aan een nieuw kantoor dat begin 2013 klaar moet zijn. Volgens Carol Dona is het Bolduc-kantoor inmiddels gedateerd; het nieuwe kantoor moet bovendien de fysieke vertaling worden van wat Ricoh te bieden heeft. 'Het gebouw is opgezet als een living showroom. Bij de inrichting is rekening gehouden met samenwerkende afdelingen. Klanten worden niet langer in showrooms onthaald maar ‘reizen’ als het ware door het gebouw. Op die manier zien zij hoe alles concreet in elkaar grijpt en op elkaar is afgestemd. Het mes snijdt aan twee kanten: enerzijds komt de klant terecht in een levensechte, allesbehalve gearrangeerde showroom; anderzijds ervaren medewerkers het belang van een onderdeel van het geheel te zijn, wat zich ongetwijfeld vertaalt in meer betrokkenheid, trots en drive. Ik kan eigenlijk niet wachten tot het zover is', besluit Carol Dona. Een gevoel dat veel (potentiële) klanten ongetwijfeld met hem delen.